СЛУЖЕБНЫЕ КОМАНДИРОВКИ (Часть 5)

3. Отчет о выполнении служебного задания

(графа 12 формы N Т-10а, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1). Подписывает отчет работник и руководитель структурного подразделения, в котором трудится этот работник.

Какие записи вносятся в отчет о выполнении служебного задания, если работник был отозван из командировки и не успел выполнить это задание?

Если работник не успел выполнить служебное задание по причине отзыва из командировки, в графе 12 формы N Т-10а рекомендуем сделать об этом запись, указав реквизиты приказа об отзыве из служебной командировки. Например:

1. «Служебное задание не выполнено в связи с отзывом из командировки (основание — приказ от 19.03.2014 N 13/к-14)».

2. «Договор купли-продажи с поставщиком не заключен в связи с отзывом из командировки (основание — приказ от 19.03.2014 N 13/к-14)».

Издание приказа об отзыве работника из служебной командировки

4. Документы, подтверждающие расходы на проезд.

Расходы на проезд подтверждаются проездными документами, например железнодорожным или авиабилетом, чеком об оплате проезда на такси.

 

Можно ли подтвердить расходы на проезд проездными документами, оформленными в электронном виде?

Ответ: Да, можно.

Обоснование: Расходы на приобретение железнодорожного билета подтверждаются контрольным купоном электронного проездного документа, направляемым пассажиру в электронном виде в обязательном порядке (п. 2 Приказа Минтранса России от 21.08.2012 N 322).

Если к месту командировки и обратно работник добирается авиатранспортом, то произведенные расходы подтверждаются маршрут/квитанцией электронного билета и багажной квитанцией на бумажном носителе (п. 2 Приказа Минтранса России от 08.11.2006 N 134), а также посадочным талоном. Аналогичная позиция отражена в письмах Минфина России от 23.09.2011 N 03-03-07/34, от 15.08.2011 N 03-03-07/28 и от 01.10.2012 N 03-03-06/1/515.

 

Нужно ли переводить на русский язык реквизиты авиабилетов, составленные на иностранном языке?

Ответ: По данному вопросу существует две позиции.

Позиция 1: Требуется перевод следующих реквизитов авиабилета: Ф.И.О. пассажира, направление, номер рейса, дата вылета, стоимость билета.

Обоснование: Такая позиция отражена в письме Минфина России от 22.03.2010 N 03-03-05/57. Отметим, что позиция этого ведомства по рассматриваемому вопросу распространяется на проездные документы, представленные как в бумажной, так и в электронной форме.

Позиция 2: Не требуется перевод реквизитов электронных авиабилетов, если они заполнены в соответствии с Единым международным кодификатором.

Обоснование: ФНС России в письме от 26.04.2010 N ШС-37-3/656@ указывает, что перевода на русский язык не требуется, так как электронный авиабилет имеет унифицированную международную форму пассажирского билета и багажной квитанции (утв. Приказом Минтранса России от 08.11.2006 N 134). Большинство реквизитов билета заполняется в соответствии с Единым международным кодификатором. Остальные — совпадают с наименованием аналогичных реквизитов, указанных в форме пассажирского билета и багажной квитанции покупонного автоматизированного оформления в гражданской авиации, утвержденной Приказом Минтранса России от 29.01.2008 N 15.

Единый международный кодификатор размещен в рубрике «Авиация» (Документы. Минтранс. Авиация) на главной странице официального сайта Минтранса России www.mintrans.ru

Рекомендация по выбору позиции

Во избежание возможных споров с контролирующими органами рекомендуется выполнить построчный перевод таких реквизитов авиабилета, как Ф.И.О. пассажира, направление, номер рейса, дата вылета, стоимость билета.

 

Как подтвердить расходы на проезд, если работник потерял посадочный талон?

Работнику нужно обратиться к авиаперевозчику (его представителю) за подтверждающим документом. Таким документом может быть, например, справка, содержащая необходимую для подтверждения полета информацию (см. письма Минфина России от 06.06.2012 N 03-03-06/4/61 и от 21.09.2011 N 03-03-07/33).

 

5. Документы, подтверждающие расходы на наем жилого помещения.

Расходы на наем жилого помещения подтверждаются, например, счетом из гостиницы. В нем должны быть указаны, в частности, время проживания командированного, стоимость проживания в день и за весь период, а также стоять отметка об оплате услуг гостиницы. Счет должен быть подписан уполномоченными лицами (например, дежурным администратором, кассиром-оператором) и заверен печатью.

Документ о найме жилого помещения, выдаваемый в зарубежном отеле в подтверждение расходов на проживание, необходимо построчно перевести на русский язык (п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н).

Перевод подтверждающих документов на русский язык должен осуществляться за счет средств работодателя, так как эти расходы связаны со служебной командировкой (абз. 5 ч. 1 ст. 168 ТК РФ). Соответственно, в силу указанной нормы, если работник самостоятельно оплатил услуги переводчика, работодатель обязан возместить данные расходы на основании подтверждающих документов (например, на основании договора возмездного оказания услуг).

Работодатель в локальном нормативном акте или коллективном договоре вправе закрепить порядок осуществления перевода на русский язык документов, которые выдаются работникам в иностранных государствах и подтверждают расходы, связанные с командировкой (ст. 8 ТК РФ). Например, в локальном нормативном акте может быть предусмотрено, что перевод осуществляется кем-либо из работников организации в рамках его трудовых обязанностей в соответствии с трудовым договором или профессиональным переводчиком на основании договора возмездного оказания услуг (письмо Минфина России от 20.04.2012 N 03-03-06/1/202).

 

Каким документом можно подтвердить расходы по найму жилого помещения, если командированный работник с ведома работодателя самостоятельно снял комнату у собственника — физического лица?

В этом случае основанием для проживания и подтверждением произведенных расходов будет договор найма жилого помещения, заключенный в соответствии со ст. 671 ГК РФ и ст. 30 ЖК РФ. Подтверждать расходы на проживание может также договор поднайма жилого помещения, заключенный согласно ст. 685 ГК РФ и ст. 76 ЖК РФ. При этом к договору найма (поднайма) должна быть приложена расписка наймодателя о получении платы.

 

6. Документы, подтверждающие иные командировочные расходы.

Поскольку в силу абз. 5 ч. 1 ст. 168 ТК РФ работнику должны быть возмещены все расходы в связи с командировкой, произведенные им с ведома или разрешения работодателя, перечень подтверждающих документов не является закрытым. Например, такими документами могут быть счета.

 

Перерасчет сумм командировочных расходов на основании подтверждающих документов

На основании полученных от работника документов после его возвращения из служебной командировки работодатель обязан возместить ему все расходы, понесенные в связи с поездкой.

Если по итогам проверки представленных работником подтверждающих документов выяснится, что израсходована большая сумма, чем было выдано работнику, ему должен быть возвращен перерасход. Неизрасходованные суммы он обязан вернуть в кассу работодателя (Указания по применению и заполнению унифицированной формы «Авансовый отчет» (форма N АО-1).

Если работник не вернул в кассу остаток неиспользованных денежных средств в срок, установленный работодателем, последний вправе удержать эту сумму из зарплаты работника (абз. 3 ч. 2 ст. 137 ТК РФ).

Решение об удержании невозвращенной суммы из заработной платы работника работодатель вправе принять не позднее одного месяца со дня окончания срока, который был определен для возвращения аванса. Сделать это можно, только если работник не оспаривает оснований и размеров удержания (ч. 3 ст. 137 ТК РФ).

Таким образом, для удержания указанных денежных сумм из заработной платы работника от него необходимо получить письменное согласие, оформленное в произвольной форме. Аналогичное мнение высказано в письме Роструда от 09.08.2007 N 3044-6-0.

Если работник не согласится с наличием задолженности, взыскать с него невозвращенные суммы аванса можно будет только через суд.

После получения от работника согласия решение об удержании возвращенной суммы следует оформить приказом. Установленной формы такого приказа нет, поэтому работодатель вправе разработать ее самостоятельно.

 

Вправе ли работодатель взыскать стоимость билета с работника, направленного в служебную командировку, если он опоздал на самолет по своей вине и не полетел в место командирования?

Ответ: Да, вправе, но только в судебном порядке.

Обоснование: Часть 2 ст. 137 ТК РФ содержит исчерпывающий перечень оснований для удержаний из заработной платы работника. Возможность удержать с работника выданные на командировку суммы по причине опоздания его на самолет или поезд в указанном перечне не предусмотрена, поэтому можно предложить работнику добровольно вернуть деньги за билет. При нежелании работника возместить данную сумму работодатель вправе обратиться в суд с иском о возмещении материального ущерба. В этом случае работодателю необходимо будет представить доказательства, подтверждающие вину работника.

Ответственность работника в данной ситуации

В такой ситуации работника можно привлечь к дисциплинарной ответственности в соответствии с требованиями ст. ст. 192 — 193 ТК РФ, поскольку опоздание на самолет можно расценивать как нарушение трудовой дисциплины.

Часть 1   Часть 2   Часть 3   Часть 4   Часть 5

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован.

*

code