СЛУЖЕБНЫЕ КОМАНДИРОВКИ (Часть 4)

2. Процедура оформления служебной командировки

Этап 1. Подготовка к служебной командировке

Проверка наличия запрета на направление работника в служебную командировку

Проверка наличия ограничений для направления работника в служебную командировку

Запрос согласия на направление в служебную командировку отдельных категорий работников, воспитывающих детей, а также осуществляющих уход за больными членами семьи

Этап 2. Направление работника в служебную командировку

Составление служебного задания

Издание приказа о направлении в служебную командировку

Оформление командировочного удостоверения

Выдача работнику аванса при направлении в служебную командировку

Фиксация выбытия работника в служебную командировку в журнале учета

Ведение табеля учета рабочего времени командированного работника

Этап 3. Продление срока служебной командировки

Запрос согласия работника на продление срока служебной командировки

Издание приказа о продлении срока служебной командировки

Уведомление работника о продлении срока служебной командировки

Этап 4. Отзыв из служебной командировки

Издание приказа об отзыве работника из служебной командировки

Уведомление работника об отзыве из служебной командировки

Этап 5. Возмещение работнику расходов после возвращения из служебной командировки

Получение от работника документов после его возвращения из служебной командировки

Перерасчет сумм командировочных расходов на основании подтверждающих документов

 

Этап 1. Подготовка к служебной командировке

Проверка наличия запрета на направление работника в служебную командировку

Проверка наличия ограничений для направления работника в служебную командировку

Запрос согласия на направление в служебную командировку отдельных категорий работников, воспитывающих детей, а также осуществляющих уход за больными членами семьи

 

Проверка наличия запрета на направление работника в служебную командировку

 

Перед тем как принять решение о направлении работника в командировку, работодатель должен выяснить, не относится ли работник к категориям лиц, которых в соответствии с законодательством запрещено направлять в командировку.

Этот запрет установлен в отношении беременных женщин, а также работников в возрасте до 18 лет (ч. 1 ст. 259, ст. 268 ТК РФ, абз. 1 п. 14 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 28.01.2014 N 1). Исключение составляют лица, не достигшие 18 лет (ст. 268, ч. 3 ст. 348.8 ТК РФ, абз. 1 п. 14 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 28.01.2014 N 1, Постановление Правительства РФ от 28.04.2007 N 252):

— относящиеся к творческим работникам СМИ, организаций кинематографии, теле- и видеосъемочных коллективов, театров, театральных и концертных организаций, цирков, и иные лица, участвующие в создании и (или) исполнении (экспонировании) произведений (ст. 268 ТК РФ, абз. 1 п. 14 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 28.01.2014 N 1). Перечень профессий и должностей указанных лиц утвержден Постановлением Правительства РФ от 28.04.2007 N 252;

— являющиеся спортсменами (ч. 3 ст. 348.8 ТК РФ).

Следует отметить, что таких работников нельзя направлять в командировки даже при наличии их согласия. Иначе работодателя могут привлечь к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ за нарушение законодательства о труде.

 

Проверка наличия ограничений для направления работника в служебную командировку

 

В отношении отдельных категорий работников установлены ограничения при направлении в служебные командировки.

В частности, работодатель не вправе направить в служебную командировку:

1. Женщину, имеющую ребенка в возрасте до трех лет, если отсутствует ее письменное согласие на командировку или если это запрещено ей в соответствии с медицинским заключением, выданным в установленном законом порядке (ч. 2 ст. 259 ТК РФ).

О предоставлении гарантии, предусмотренной ч. 2 ст. 259 ТК РФ, иным категориям работников

Данная гарантия также предоставляется следующим работникам (ч. 2, 3 ст. 259, ст. 264 ТК РФ, абз. 2 п. 14 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 28.01.2014 N 1):

— матерям и отцам, воспитывающим без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет;

— опекунам детей указанного возраста;

— другим лицам, воспитывающим детей в возрасте до пяти лет без матери;

— работникам, имеющим детей-инвалидов;

— работникам, осуществляющим уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением.

2. Иностранного гражданина, временно пребывающего в РФ, или временно проживающего на территории РФ, или высококвалифицированного специалиста, при определенных условиях.

Об особенностях направления в командировку отдельных категорий иностранцев

Направление в командировку возможно только с учетом следующих условий.

   Категорияработника    Местокомандировки      Требованиек должности

(профессии)

   Срок командировки
Иностранныйгражданин,

временно

пребывающий в

России (как на

основании визы,

так и в

безвизовом

порядке)

За пределамисубъекта РФ, на

территории

которого выдано

разрешение на

работу

Должность(профессия)

работника включена

в Перечень

профессий и

должностей,

утвержденный

Приказом

Минздравсоцразви-

тия России от

28.07.2010 N 564н

Не более 10календарных дней в

течение периода

действия разрешения на

работу (пп. «а» п. 1

Приложения к Приказу

Минздравсоцразвития

России от 28.07.2010 N

564н)

Иностранныйгражданин,

временно

проживающий на

территории

РФ

За пределамисубъекта РФ, на

территории

которого

работнику

разрешено

временное

проживание

Должность(профессия)

работника включена

в Перечень

профессий и

должностей,

утвержденный

Приказом

Минздравсоцразви-

тия России от

28.07.2010 N 564н

Не более 40календарных дней в

течение 12 календарных

месяцев (пп. «а» п. 2

Приложения к Приказу

Минздравсоцразвития

России от 28.07.2010 N

564н)

Высококвалифи-цированный

иностранный

специалист

За пределамисубъекта РФ, на

территории

которого выдано

разрешение на

работу

Непрерывно не более 30календарных дней в

год в течение периода

действия разрешения на

работу (пп. «а» п. 3

Приложения к Приказу

Минздравсоцразвития

России от 28.07.2010 N

564н)

 

С3. Инвалида, если это противоречит индивидуальной программе реабилитации. Такой вывод следует из анализа ч. 1 ст. 23 Федерального закона от 24.11.1995 N 181-ФЗ.

4. Работника, заключившего с работодателем ученический договор, в период его действия, если поездка не связана с ученичеством (ч. 3 ст. 203 ТК РФ).

5. Работника, зарегистрированного в качестве кандидата в выборный орган, в период проведения выборов (п. 2 ст. 41 Федерального закона от 12.06.2002 N 67-ФЗ).

 

Запрос согласия на направление в служебную командировку отдельных категорий работников, воспитывающих детей, а также осуществляющих уход за больными членами семьи

 

Работодатель может направить в командировку некоторых работников только при наличии их письменного согласия и отсутствии у них медицинских противопоказаний для служебной поездки. К таким категориям работников относятся (ч. 2, 3 ст. 259, ст. 264 ТК РФ, абз. 2 п. 14 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 28.01.2014 N 1):

— женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет;

— матери, отца, воспитывающие без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет, опекуны детей указанного возраста, другие лица, воспитывающие детей в возрасте до пяти лет без матери (см. о том, кого признают лицом, воспитывающим детей без матери);

— работники, имеющие детей-инвалидов;

— работники, осуществляющие уход за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением.

Запросить такое согласие следует письменно, составив документ в произвольной форме.

В текст запроса рекомендуется включить информацию о праве работника отказаться от командировки. Иначе потребуется уведомить об этом работника отдельным документом или включить такую информацию непосредственно в приказ о направлении в командировку. Обязанность работодателя письменно уведомить работника о его праве отказаться от направления в командировку установлена ч. 2 ст. 259 ТК РФ.

 

Если работник, которого можно направить в командировку только при условии его письменного согласия и при отсутствии медицинских противопоказаний, откажется от поездки, руководитель организации не вправе будет командировать его принудительно. Иначе работодателя могут привлечь к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ за то, что он не предоставил предусмотренные трудовым законодательством гарантии отдельным категориям работников, перечисленных в ч. 2, 3 ст. 259, ст. 264 ТК РФ, абз. 2 п. 14 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 28.01.2014 N 1, при направлении их в служебную командировку.

 

Этап 2. Направление работника в служебную командировку

Составление служебного задания

Издание приказа о направлении в служебную командировку

Оформление командировочного удостоверения

Выдача работнику аванса при направлении в служебную командировку

Фиксация выбытия работника в служебную командировку в журнале учета

Ведение табеля учета рабочего времени командированного работника

 

Составление служебного задания

При направлении работника в командировку работодатель обязан составить и утвердить служебное задание. Необходимость оформления такого документа предусмотрена п. 6 Положения о служебных командировках. Отсутствие служебного задания может вызвать претензии со стороны контролирующих органов. Кроме того, этот документ необходим для того, чтобы работодатель смог подтвердить обоснованность расходов работника на основании отчета о выполнении служебного задания и, соответственно, признать свои затраты на поездку работника командировочными расходами.

В служебном задании указывается цель командировки (п. 6 Положения о служебных командировках).

Составляет служебное задание, как правило, руководитель структурного подразделения, в котором работает командируемый работник, или специалист кадровой службы на основании служебной записки руководителя указанного структурного подразделения.

Служебное задание можно оформить по унифицированной форме N Т-10а, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

При заполнении формы N Т-10а нужно обратить внимание на особенности заполнения ее отдельных граф:

  1. «Дата начала, окончания».

Срок командировки работодатель вправе определить самостоятельно (п. 4 Положения о служебных командировках).

  1. «Основание».

В этой графе указывают название и реквизиты (при их наличии) документа, послужившего основанием для выдачи служебного задания. Таким документом может быть, например:

— договор с контрагентом, в соответствии с которым работнику необходимо выехать для подписания акта приема-передачи работы;

— приказ о назначении проверки в филиале организации.

  1. «Краткий отчет о выполнении задания».

Этот раздел заполняется работником только после окончания командировки (абз. 3 п. 26 Положения о служебных командировках, Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1, далее — Указания по заполнению форм).

Служебное задание подписывают руководитель структурного подразделения и направляемый в командировку работник, утверждает руководитель организации (уполномоченное им на это лицо) (Указания по заполнению форм).

Образец служебного задания для направления в командировку и отчета о его выполнении. Унифицированная форма N Т-10а

На основании этого документа издается приказ о направлении работника в командировку (п. 6 Положения о служебных командировках, Указания по заполнению форм).

 

Издание приказа о направлении в служебную командировку

Работник направляется в служебную командировку по распоряжению работодателя (ч. 1 ст. 166 ТК РФ). При этом форма такого распоряжения трудовым законодательством не установлена. Считаем, что распоряжение должно быть задокументировано, поскольку в данном случае работодатель сможет подтвердить факт направления работника в командировку и понесенные в связи с этим расходы.

Рекомендуем оформить направление работника в командировку приказом по унифицированной форме N Т-9 (при направлении в командировку нескольких работников — по форме N Т-9а), утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. Она полностью соответствует предъявляемым к первичным учетным документам требованиям, установленным ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ, и не вызовет претензии со стороны контролирующих органов.

Кроме того, в форме N Т-9 (N Т-9а) предусмотрена специальная графа, в которой работник, поставив свою подпись, подтверждает факт ознакомления с решением о направлении его в командировку. Невыполнение распоряжения работодателя может служить основанием для привлечения работника к дисциплинарной ответственности в соответствии со ст. 192 ТК РФ.

Об обязательности оформления приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку сказано в письмах УФНС России по г. Москве от 30.11.2009 N 16-15/125486, от 11.08.2009 N 16-15/082607.2, от 22.06.2009 N 16-15/062978@, от 05.06.2009 N 16-15/057712.

На практике на основании приказа о направлении в командировку и служебного задания (см. о составлении служебного задания) бухгалтер рассчитывает предварительную смету расходов, связанных с командировкой, согласует ее с руководителем подразделения командированного работника и главным бухгалтером. Смета нужна для определения суммы аванса (см. о выдаче аванса).

Заполняет приказ работник кадровой службы, подписывает руководитель организации (уполномоченное им на это лицо) (Указания по заполнению форм).

 

Нужно ли хранить приказы о направлении в служебные командировки и если да, то в течение какого срока?

Ответ: Да, такие приказы нужно хранить в течение срока, который установлен Перечнем, утвержденным Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558.

Обоснование: Хранить приказы о направлении в служебные командировки нужно 75 лет (п. «б» строки 19 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558, далее — Перечень).

Обращаем внимание на то, что в примечании 2 к п. «б» Перечня предусмотрен пятилетний срок хранения приказов о краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках. Но так как в Трудовом кодексе РФ, Положении о служебных командировках и в Перечне не определены критерии отнесения командировок к краткосрочным, считаем целесообразным хранить приказы о направлении в любые командировки 75 лет.

В соответствии со ст. 62 ТК РФ работник вправе обратиться за копией такого приказа в любое время, а работодатель должен выдать ее в течение трех дней. Невыполнение работодателем этой обязанности может расцениваться как нарушение ст. 62 ТК РФ и повлечь претензии со стороны проверяющих органов.

 

Оформление командировочного удостоверения

На основании приказа о направлении работника в служебную командировку оформляется командировочное удостоверение (абз. 1 п. 7 Положения о служебных командировках, Указания по заполнению форм).

Этот документ подтверждает фактическое нахождение работника в месте командировки в течение определенного времени, так как в нем указываются даты приезда в пункт назначения и выезда из него, заверяемые подписью ответственного должностного лица и печатью организации, в которую командирован работник (п. 7 Положения о служебных командировках, Указания по заполнению форм). В связи с этим командировочное удостоверение является одним из обязательных документов для подтверждения командировочных расходов (письма Минфина России от 19.11.2009 N 03-03-06/1/764, от 14.09.2009 N 03-03-05/169, ФНС России от 25.11.2009 N МН-22-3/890, УФНС России по г. Москве от 28.10.2010 N 16-15/113462@).

Оформление командировочного удостоверения обязательно при направлении работников в служебные командировки по России, а также в государства — участники СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения. На основании данных соглашений в документах для въезда и выезда не делаются отметки о пересечении государственной границы (п. 15 Положения о служебных командировках).

Список стран — участниц СНГ с упрощенным порядком въезда приведен на сайте МИД России (www.mid.ru)

Если работник командируется за пределы России, командировочное удостоверение не оформляют. В этом случае дни пребывания работника в служебной командировке определяют по отметкам пограничной службы о въезде в страну и выезде из нее (п. 15 Положения о служебных командировках).

Командировочное удостоверение можно составить по унифицированной форме N Т-10 (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1).

Командировочное удостоверение оформляют в одном экземпляре (абз. 2 п. 7 Положения о служебных командировках). Подписывает его работодатель.

Этот документ находится у работника в течение всего срока командировки (абз. 2 п. 7 Положения о служебных командировках). Работник должен предъявлять командировочное удостоверение для проставления отметки о прибытии в место командировки или отбытии. Эта отметка заверяется подписью полномочного должностного лица принимающей организации и ее печатью. При направлении в несколько организаций соответствующие отметки должны быть проставлены в каждой из них. Так впоследствии работник сможет подтвердить фактические место и время своего пребывания в командировке.

 

Нужно ли оформлять командировочное удостоверение при направлении в однодневную служебную командировку?

Ответ: Да, нужно.

Обоснование: При направлении работника в служебную командировку работодатель обязан оформить командировочное удостоверение (абз. 1 п. 7 Положения о служебных командировках). Абзацем 1 п. 7, п. 15 названного Положения предусмотрен единственный случай, в котором командировочное удостоверение не оформляется, — при направлении работника за пределы России (за некоторыми исключениями). Следовательно, при направлении работника в однодневную служебную командировку необходимо руководствоваться общими правилами и оформлять командировочное удостоверение. Такая позиция отражена в письмах Минтруда России от 28.11.2013 N 14-2-242 и Роструда от 04.03.2013 N 164-6-1.

Отметим, что ранее это ведомство высказывало по данному вопросу противоположное мнение (письмо Минтруда России от 14.02.2013 N 14-2-291).

 

Нужно ли оформить несколько командировочных удостоверений, если работника командируют в несколько пунктов назначения для выполнения разных служебных поручений?

Ответ: Нет, не нужно.

Обоснование: Командировочное удостоверение оформляют в одном экземпляре. Оно находится у работника в течение всего срока командировки (абз. 2 п. 7 Положения о служебных командировках).

Особенности заполнения командировочного удостоверения в данной ситуации

Если организация для оформления командировочного удостоверения применяет унифицированную форму N Т-10 (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1), то в нее придется добавить строки, чтобы внести всю необходимую информацию. Для этого следует издать приказ о дополнении унифицированной формы N Т-10 нужным реквизитом, руководствуясь Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации (утв. Постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 N 20).

Образец командировочного удостоверения при направлении работника в несколько пунктов назначения

В аналогичном порядке можно внести дополнения и в форму командировочного удостоверения, разработанную самой командирующей организацией.

 

Выдача работнику аванса при направлении в служебную командировку

Работодатель обязан выдать командированному работнику аванс на оплату расходов на проезд, наем жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные) (п. 10 Положения о служебных командировках).

На практике сумма аванса рассчитывается на основании сметы, составленной работником бухгалтерии. Форма сметы законодательством не установлена, поэтому ее можно разработать самостоятельно.

Сумма, которую необходимо выдать работнику, определяется исходя из продолжительности командировки, указанной в приказе о направлении работника в командировку (см. об издании приказа и служебном задании (см. о составлении служебного задания), стоимости проезда, приблизительных расходов на оплату жилья, величины суточных, установленных в организации для командировок по России и за ее пределы (см. о выплате суточных).

Смета (расчет) подписывается главным бухгалтером и руководителем организации, после чего командированному работнику выдается аванс.

При направлении работников в командировки по России выдача под отчет наличных денежных средств производится в соответствии с Положением о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденным Банком России 12.10.2011 N 373-П (далее — Положение N 373-П). Согласно абз. 1 п. 4.1 Положения N 373-П деньги выдаются подотчетному лицу на основании расходного кассового ордера 0310002 — форма N КО-2 (утв. Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88). Чтобы бухгалтерия выписала расходный кассовый ордер, работник должен составить заявление в произвольной форме. Руководитель организации собственноручно указывает в заявлении сумму наличных средств и срок, на который они выдаются, ставит подпись и дату (абз. 1 п. 4.4 Положения N 373-П).

При направлении работников в командировки за пределы России оплата и (или) компенсация расходов в иностранной валюте осуществляется с учетом Федерального закона от 10.12.2003 N 173-ФЗ (п. 16 Положения о служебных командировках). В силу п. 9 ч. 1 ст. 9 указанного Закона работодатель вправе выдать работнику аванс в иностранной валюте. Аванс можно выдать наличными денежными средствами через кассу (письмо Банка России от 30.07.2007 N 36-3/1381).

 

Вправе ли работодатель перечислить работнику подотчетные суммы командировочных расходов на зарплатную банковскую карту?

Ответ: Да, вправе.

Обоснование: В соответствии с п. 2.3 Положения об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием (утв. Банком России 24.12.2004 N 266-П), клиент — физическое лицо, используя банковскую карту, осуществляет следующие операции:

— получение наличных денежных средств в валюте РФ или иностранной валюте на территории РФ;

— получение наличных денежных средств в иностранной валюте за пределами РФ;

— оплата товаров (работ, услуг, результатов интеллектуальной деятельности) в валюте РФ на территории РФ, а также в иностранной валюте — за пределами РФ;

— иные операции в валюте РФ, не запрещенные законодательством РФ;

— иные операции в иностранной валюте с соблюдением требований валютного законодательства РФ.

Перечисление сумм командировочных расходов работника на банковскую зарплатную карту законодательством РФ не запрещено. В связи с этим организация может закрепить такой порядок в локальном нормативном акте, например в положении о служебных командировках, если иное не установлено Трудовым кодексом РФ, другими федеральными законами, иными нормативными актами (ч. 4 ст. 168 ТК РФ). Перевод денег осуществляется в рублях, а при направлении в заграничную командировку в иностранной валюте (ст. 140 ГК РФ, п. 9 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 10.12.2003 N 173-ФЗ).

 

Что делать, если работник не вернул оставшиеся денежные средства, выданные ему в связи со служебной командировкой, в течение трех рабочих дней после возвращения?

Ответ: В таком случае работодатель вправе произвести удержания из заработной платы работника.

Обоснование: Право на удержание неизрасходованного аванса из заработной платы работника установлено абз. 3 ч. 2 ст. 137 ТК РФ.

 

Фиксация выбытия работника в служебную командировку в журнале учета

Информация о выбытии работника в служебную командировку отражается в специальном журнале (п. 1 Порядка учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, утвержденного Приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н, далее — Порядок).

Форма журнала и Порядок учета работников, выбывающих в служебные командировки, утверждены Приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н.

В силу п. 5 Порядка ответственным за ведение журнала выбытия может быть любой работник организации, наделенный соответствующими полномочиями на основании приказа руководителя организации.

Образец приказа о назначении лица, ответственного за ведение журнала командировок и проставление отметок в командировочных удостоверениях

 

Нужно ли вести учет работников, прибывших в организацию в связи со служебной командировкой?

Ответ: Да, нужно.

Обоснование: Такое требование установлено Приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н.

Отсутствие в организации журналов регистрации командировок (журналов учета работников, выбывающих из командировки и прибывших в командировку) может повлечь административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ, в частности взыскание штрафа:

— от 1000 до 5000 руб. — для руководителя организации или должностного лица, ответственного за организацию и ведение кадрового документооборота;

— от 1000 до 5000 руб. — для индивидуального предпринимателя;

— от 30 000 до 50 000 руб. — для организации.

Работодатель, в свою очередь, может привлечь работника, который ведет такие журналы, к дисциплинарной ответственности по ст. ст. 192, 193 ТК РФ за неисполнение им трудовых обязанностей.

 

Ведение табеля учета рабочего времени командированного работника

Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником (ч. 4 ст. 91 ТК РФ). Отработанное время командированного работника также должно отражаться в табеле учета рабочего времени (форма N Т-13, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1).

Табель на командированного работника заполняется на основании приказа о направлении в служебную командировку.

При заполнении табеля дни, приходящиеся на период командировки, отмечаются буквенным (К) или цифровым (06) кодом, продолжительность отработанного времени не указывается (абз. 7 Указаний по заполнению форм).

Заполняет табель работник, уполномоченный на это в соответствии с приказом работодателя или в силу должностных обязанностей, подписывают руководитель структурного подразделения, в котором работает командированный работник, и работник кадровой службы (Указания по заполнению форм). После подписания табель передается в бухгалтерию.

 

Какое обозначение нужно поставить в табеле учета рабочего времени (форма N Т-13), если работник привлекается к работе в выходной или нерабочий праздничный день, приходящийся на период командировки?

Ответ: По данному вопросу существует две позиции.

Позиция 1: Указывается код РВ (или 03) — привлечение работника к работе в выходной или нерабочий праздничный день.

Обоснование: Табель является одним из документов, на основании которого производится расчет оплаты труда (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1). Указание в данном случае в табеле кода К (или 06), обозначающего дни работы в период командировки, может привести к ошибочному расчету заработной платы работника, а именно работа в выходной или нерабочий праздничный день будет оплачена в размере среднего заработка в соответствии со ст. 167 ТК РФ. Таким образом, работнику не будут предоставлены компенсации за работу в этот день, предусмотренные ст. 153 ТК РФ.

Аналогичное мнение высказано в письме Роструда от 04.03.2013 N 164-6-1.

За нарушение порядка оплаты труда и непредоставление работнику установленных ст. 153 ТК РФ компенсаций работодатель может быть привлечен к административной, материальной и даже уголовной ответственности.

Позиция 2: Указываются два кода: К (или 06) и РВ (или 03).

Обоснование: Кодом К (или 06) в табеле учета рабочего времени следует отразить факт нахождения работника в командировке. Это необходимо для правильного возмещения командировочных расходов.

Для обозначения работы в выходные и нерабочие праздничные дни используется самостоятельный буквенный (РВ) или цифровой (03) код, предусмотренный Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. Отсутствие в табеле соответствующей отметки может привести к неправильному расчету, ведь период командировки и работа в выходной или праздничный день оплачиваются по-разному (ст. ст. 153, 167 ТК РФ).

Такой точки зрения придерживается и Минтруд России (письмо от 14.02.2013 N 14-2-291). При этом ведомство отмечает, что в случае привлечения командированного работника к работе в выходной или нерабочий праздничный день в табеле нужно указать количество отработанных часов.

Рекомендация по выбору позиции

В табеле целесообразно указывать два кода: К (или 06) и РВ (или 03). В таком случае будет отражено не только привлечение работника к работе в выходной день, но и то, что этот день пришелся на период командировки, во время которой за работником сохраняются предусмотренные трудовым законодательством гарантии.

 

Работник-совместитель направлен в служебную командировку только по основному месту работы. Как в таком случае работодатель, у которого этот работник трудится по совместительству, должен отразить период его командировки в табеле учета рабочего времени (форма N Т-13)?

Ответ: По данному вопросу существует две позиции.

Позиция 1: Указать в табеле буквенный (ДО) или цифровой (16) код, который обозначает отпуск без сохранения заработной платы, предоставляемый работнику по разрешению работодателя (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1).

Обоснование: Работодатель по согласованию с работником может предоставить ему отпуск без сохранения заработной платы на весь период командировки, в которую он направлен другим работодателем (ч. 1 ст. 128 ТК РФ). За работником-совместителем сохраняется средний заработок только у того работодателя, который направил его в командировку (абз. 2 п. 9 Положения о служебных командировках).

 

Позиция 2: Указать в табеле специальный код, утвержденный работодателем для случаев отсутствия работника в связи с направлением его в командировку по другому месту работы.

Обоснование: Работодатель вправе ввести такой код, руководствуясь Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1).

В период пребывания работника в командировке в табеле следует проставлять код НН или 30, который обозначает неявку по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств). Код, утвержденный приказом работодателя, нужно будет указать в табеле после представления работником документов, подтверждающих его нахождение в командировке. Такими документами могут быть заверенные другим работодателем копии приказа о направлении в служебную командировку и командировочного удостоверения.

Аналогично можно поступить и в том случае, если табель ведется по форме, самостоятельно разработанной работодателем.

Рекомендация по выбору позиции

Второй способ целесообразнее применять в том случае, когда работник не желает брать отпуск без сохранения заработной платы на период командировки, в которую его направляет другой работодатель.

 

Этап 3. Продление срока служебной командировки

Запрос согласия работника на продление срока служебной командировки

Издание приказа о продлении срока служебной командировки

Уведомление работника о продлении срока служебной командировки

Процедура продления срока командировки не регламентирована Трудовым кодексом РФ (ст. ст. 166 — 168 ТК РФ) и Положением о служебных командировках. На практике сложился определенный порядок действий в такой ситуации.

 

Запрос согласия работника на продление срока служебной командировки

Работодатель должен запросить согласие на продление срока служебной командировки работников, относящихся к следующим категориям:

— женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет;

— матери и отцы, воспитывающие без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет, опекуны детей указанного возраста, другие лица, воспитывающие детей в возрасте до пяти лет без матери (см. о том, кого признают лицом, воспитывающим детей без матери);

— работники, имеющие детей-инвалидов;

— работники, осуществляющие уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением.

В силу ч. 2, 3 ст. 259, ст. 264 ТК РФ, абз. 2 п. 14 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 28.01.2014 N 1, ст. 259 ТК РФ направление в командировку указанных работников допускается только с их письменного согласия и при отсутствии противопоказаний по состоянию здоровья в соответствии с медицинским заключением, выданным в установленном порядке, также предусмотрено обязательное письменное уведомление таких работников о праве на отказ от направления в командировку. Полагаем, что и продление срока их командировки должно осуществляться с соблюдением приведенных требований. Если работник не согласен на продление срока служебной командировки, то работодатель не вправе это сделать. В случае нарушения такого порядка работодатель может быть привлечен к административной ответственности на основании ст. 5.27 КоАП РФ.

Запросить согласие на продление срока командировки можно, например, с помощью факсимильной связи.

 

Издание приказа о продлении срока служебной командировки

 

Унифицированной формы приказа о продлении срока служебной командировки нет, поэтому работодатель может составить его в произвольной форме. В приказе следует указать причины изменения продолжительности командировки и новый срок завершения выполнения служебного поручения. Новую дату завершения командировки работодатель устанавливает самостоятельно (абз. 1 п. 4 Положения о служебных командировках).

 

Нужно ли перечислять работнику дополнительные суммы в случае продления служебной командировки или он должен воспользоваться собственными средствами?

Ответ: Да, нужно.

Обоснование: В связи с увеличением срока служебной командировки у работника могут возникнуть дополнительные расходы — на питание, оплату гостиницы (иного жилья), покупку (обмен) обратного билета. Если аванс, выданный до начала командировки, израсходован, то перечислить работнику дополнительные денежные средства должен работодатель, поскольку на него возложена обязанность возмещения расходов, связанных со служебной командировкой (ст. ст. 167, 168 ТК РФ, п. 10 Положения о служебных командировках).

Норм, которые позволили бы работодателю принудить работника задействовать личные денежные средства при выполнении служебного поручения, трудовое законодательство не содержит.

Поручение работникам бухгалтерии по перечислению денежных средств командированному работнику можно отразить в приказе о продлении срока служебной командировки.

 

Уведомление работника о продлении срока служебной командировки

 

Работника необходимо уведомить о продлении срока командировки, например, направив ему соответствующий приказ при помощи факсимильной связи. С оригиналом приказа работника нужно ознакомить после его возвращения из служебной командировки.

 

Этап 4. Отзыв из служебной командировки

Издание приказа об отзыве работника из служебной командировки

Уведомление работника об отзыве из служебной командировки

 

Процедура отзыва работника из служебной командировки не регламентирована Трудовым кодексом РФ (ст. ст. 166 — 168 ТК РФ) и Положением о служебных командировках. На практике сложился определенный порядок действий в такой ситуации.

 

Издание приказа об отзыве работника из служебной командировки

Для того чтобы оформить отзыв работника из служебной командировки, необходимо издать соответствующий приказ, отразив таким образом решение работодателя об изменении срока служебной командировки. Унифицированной формы приказа об отзыве из служебной командировки нет, поэтому работодатель может составить его в произвольной форме.

 

Уведомление работника об отзыве из служебной командировки

Работника необходимо уведомить об отзыве из командировки, например, направив ему соответствующий приказ при помощи факсимильной связи. С оригиналом приказа работника нужно ознакомить после его возвращения из служебной командировки.

 

Этап 5. Возмещение работнику расходов после возвращения из служебной командировки

 

Получение от работника документов после его возвращения из служебной командировки

Перерасчет сумм командировочных расходов на основании подтверждающих документов

 

Получение от работника документов после его возвращения из служебной командировки

После возвращения из служебной командировки работник обязан в течение трех рабочих дней представить работодателю следующие документы (п. 26 Положения о служебных командировках).

1. Авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах (по унифицированной форме N АО-1, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55). Данный документ составляется в одном экземпляре работником, вернувшимся из командировки, и бухгалтером организации. Авансовый отчет может составляться на бумажном и машинном носителях информации (Указания по применению и заполнению унифицированной формы «Авансовый отчет» (форма N АО-1)).

К авансовому отчету работник должен приложить документы о расходах, связанных с командировкой (документы, подтверждающие расходы на проезд, наем жилого помещения и др.), и пронумеровать в порядке их записи в отчете (Указания по применению и заполнению унифицированной формы «Авансовый отчет» (форма N АО-1)).

 

2. Командировочное удостоверение с отметками о пребывании в командировке (датах приезда в пункт (пункты) назначения и выезда из него (из них)).

Последняя отметка в командировочном удостоверении проставляется по прибытии работника в место постоянной работы и подтверждает дату окончания командировки. Таким образом, командировочное удостоверение подтверждает фактический срок пребывания в командировке (абз. 3 п. 7 Положения о служебных командировках). На основании командировочного удостоверения работодатель может отнести к командировочным расходам суммы суточных, выплаченных работнику в связи с командировкой, и других документов для этого не потребуется (письмо Минфина России от 11.11.2011 N 03-03-06/1/741).

 

Каким документом подтверждается период пребывания работника в заграничной командировке, при направлении в которую не оформляется командировочное удостоверение?

Положение о служебных командировках не регламентирует, какие документы в этом случае должен представить работник вместо командировочного удостоверения.

Полагаем, что такими документами могут быть, например, ксерокопия загранпаспорта с отметками о пересечении границы, счет из гостиницы, подтверждающий период проживания работника в месте командирования.

Аналогичное мнение содержится в письме Минфина России от 16.08.2011 N 03-03-06/3/7.

 

Вернувшись из командировки, работник представил работодателю командировочное удостоверение, в котором не проставлены отметки о его пребывании в месте командирования. Как в этом случае подтверждается период пребывания работника в командировке?

Иногда отметки в командировочном удостоверении не могут быть проставлены по объективным причинам, например в связи с проведением переговоров с физическими лицами, не имеющими печати.

В таких случаях факт нахождения в месте командировки в установленное время может быть подтвержден иными документами, а именно (письмо Минтруда России от 14.02.2013 N 14-2-291, письмо Минфина России от 16.08.2011 N 03-03-06/3/7):

— приказом (распоряжением) о направлении работника в служебную командировку;

— служебным заданием для направления в командировку и отчетом о его выполнении;

— проездными документами, в которых обозначены даты прибытия в место назначения и выбытия из него;

— счетом гостиницы, подтверждающим период проживания в месте командирования.

Часть 1   Часть 2   Часть 3   Часть 4   Часть 5

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован.

*

code