СЛУЖЕБНЫЕ КОМАНДИРОВКИ (Часть 3)

1.3.1. Гарантии командированным работникам. Состав командировочных расходов

Гарантии командированным работникам

При направлении в служебную командировку работодатель обязан сохранить за работником место работы (должность) и средний заработок (см. о выплате среднего заработка), а также возместить расходы, связанные с командировкой (ст. 167 ТК РФ). Указанные гарантии в полном объеме должны быть предоставлены и работникам-совместителям (ч. 2 ст. 287 ТК РФ).

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (например, положением о служебных командировках), если иное не установлено Трудовым кодексом РФ, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами (ч. 4 ст. 168 ТК РФ).

Работодатель, исходя из финансовых возможностей, вправе предусмотреть в локальном нормативном акте дифференцированный размер возмещения таких расходов для разных категорий работников (работников, занимающих различные должности) (письма Роструда от 04.03.2013 N 164-6-1 и Минтруда России от 14.02.2013 N 14-2-291).

Порядок и размеры возмещения командировочных расходов работникам федеральных государственных органов, государственных внебюджетных фондов и федеральных государственных учреждений определяются нормативными правовыми актами Правительства РФ (ч. 2 ст. 168 ТК РФ), в частности:

— Постановлением от 02.10.2002 N 729;

— Постановлением от 26.12.2005 N 812.

Некоторые особенности порядка возмещения командировочных расходов работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета, а также федеральным государственным гражданским служащим предусмотрены:

— Приказом Минфина России от 02.08.2004 N 64н;

— Указом Президента РФ от 18.07.2005 N 813.

Порядок и размеры возмещения командировочных расходов работникам государственных органов субъектов РФ, государственных учреждений субъектов РФ, органов местного самоуправления, а также работникам муниципальных учреждений определяются соответственно нормативными правовыми актами органов государственной власти субъектов РФ, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления (ч. 3 ст. 168 ТК РФ).

 

Как разработать и утвердить положение о служебных командировках?

Положение о командировках является локальным нормативным актом организации. При его разработке и утверждении должен быть соблюден порядок, определенный Трудовым кодексом РФ.

 

Какие гарантии, предусмотренные законодательством при направлении в служебную командировку, сохраняются за работником, заболевшим во время командировки?

Согласно п. 25 Положения о служебных командировках в случае болезни командированного работника, подтвержденной листком нетрудоспособности по установленной форме (Приказ Минздравсоцразвития России от 26.04.2011 N 347н), работодатель обязан:

— выплатить пособие по временной нетрудоспособности в соответствии с Федеральным законом от 29.12.2006 N 255-ФЗ;

— возместить расходы на наем жилого помещения (см. о возмещении расходов на наем помещения), если работник не находился на стационарном лечении;

— выплатить суточные (см. о выплате суточных) за все время, пока работник по состоянию здоровья не может приступить к выполнению служебного поручения или вернуться к месту постоянного жительства.

 

Состав командировочных расходов

К числу расходов, возмещаемых в случае направления работника в командировку, относятся (ч. 1 ст. 168 ТК РФ, абз. 1 п. 11 Положения о служебных командировках):

— расходы на проезд (см. о возмещении расходов на проезд);

— расходы на наем жилого помещения (см. о возмещении расходов на наем помещения);

— суточные (дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства) (см. о выплате суточных);

— иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя (см. о возмещении иных расходов).

При заграничной командировке в числе иных расходов работодатель обязан возместить работнику (п. 23 Положения о служебных командировках):

— расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;

— обязательные консульские и аэродромные сборы;

— сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;

— расходы на оформление обязательной медицинской страховки;

— иные обязательные платежи и сборы.

Для оплаты проезда, найма жилья и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), перед отъездом в командировку работодатель обязан выдать работнику аванс (п. 10 Положения о служебных командировках).

 

1.3.2. Сохранение за работником среднего заработка в период командировки

 

За дни нахождения в командировке работнику выплачивается средний заработок (ст. 167 ТК РФ). Выплата работнику заработной платы за это время будет противоречить положениям Трудового кодекса РФ (письмо Роструда от 05.02.2007 N 275-6-0).

Средний заработок за период нахождения работника в командировке (включая дни нахождения в пути, в том числе время вынужденной остановки в пути) сохраняется за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации (абз. 1 п. 9 Положения о служебных командировках).

 

Как оплатить день выезда в командировку, если работник полностью его отработал, а вечером отправился в место командирования?

За день выезда в командировку работнику выплачивается средний заработок независимо от того, трудился работник в этот день или нет. Это связано с тем, что в период командировки (включая дни нахождения в пути и время вынужденной остановки в пути) за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации, за работником сохраняется средний заработок (ст. 167 ТК РФ, абз. 1 п. 9 Положения о служебных командировках).

Вопрос о явке работника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из нее решается по договоренности с работодателем (абз. 5 п. 4 Положения о служебных командировках).

В таком же порядке оплачивается труд работника и в том случае, если он прибыл из командировки утром и приступил к работе.

 

Сохраняется ли за работником средний заработок, если в период командировки работник привлекается к работе в выходной или нерабочий праздничный день?

Ответ: Нет, в этом случае труд работника оплачивается по правилам, предусмотренным для оплаты работы в выходные и нерабочие праздничные дни.

Обоснование: Во время командировки средний заработок сохраняется за все рабочие дни, предусмотренные графиком работы командирующей организации, и не сохраняется за выходные и нерабочие праздничные дни (письма Минтруда России от 25.12.2013 N 14-2-337 и от 05.09.2013 N 14-2/3044898-4415).

Если в период командировки работник привлекается к работе в выходные или нерабочие праздничные дни, его труд оплачивается в соответствии с трудовым законодательством РФ (п. 5 Положения о служебных командировках). В силу ст. 153 ТК РФ работа в указанные дни оплачивается не менее чем в двойном размере исходя из системы оплаты, установленной для работника, либо в одинарном размере, но с предоставлением работнику другого дня отдыха, который оплате не подлежит.

 

Судебная практика: Позиция суда по данному вопросу частично не совпадает с мнением Минтруда России. В Апелляционном определении Тюменского областного суда от 18.04.2012 по делу N 33-1500/2012 указано, что, хотя труд командированного работника в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается по правилам ст. 153 ТК РФ, оплата в двойном размере производится исходя из среднего заработка. Полагаем, что такой подход может повлечь риск для работодателя, поскольку противоречит ч. 1 ст. 153 ТК РФ, в которой определен порядок расчета оплаты в двойном размере за работу в выходной или нерабочий праздничный день в зависимости от системы оплаты труда работника.

 

Сохраняется ли средний заработок за те дни командировки, в которые работник был болен, если это подтверждено листком нетрудоспособности?

Ответ: Нет, не сохраняется.

Обоснование: В период нахождения в командировке (включая дни нахождения в пути, время вынужденной остановки в пути) средний заработок сохраняется за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации (абз. 1 п. 9 Положения о служебных командировках). Если командированный работник не исполняет трудовых обязанностей по причине болезни, подтвержденной листком нетрудоспособности, работнику выплачивается пособие по временной нетрудоспособности согласно Федеральному закону от 29.12.2006 N 255-ФЗ (абз. 2 п. 25 Положения о служебных командировках).

 

Например, если работник направлен в командировку с 24 марта по 3 апреля, но с 27 марта по 1 апреля болел, что подтверждено листком нетрудоспособности, работодатель обязан выплатить работнику:

— пособие по временной нетрудоспособности за период с 27 марта по 1 апреля;

— средний заработок за дни работы по графику, установленному в командирующей организации (с 24 по 26 марта и с 2 по 3 апреля).

 

Другие гарантии работнику в данной ситуации

Командированному работнику в случае его болезни, подтвержденной листком нетрудоспособности, работодатель обязан (абз. 1 п. 25 Положения о служебных командировках):

— возместить расходы на наем жилого помещения (см. о возмещении расходов на наем помещения), если работник не находится на лечении в стационаре;

— выплатить суточные (см. о выплате суточных) за все время, пока работник по состоянию здоровья не может приступить к выполнению служебного поручения или вернуться к месту постоянного жительства.

 

1.3.3. Возмещение работнику расходов на проезд к месту командировки

 

Работодатель должен возместить работнику расходы на проезд (абз. 2 ч. 1 ст. 168 ТК РФ, абз. 1 п. 11, п. п. 12, 22 Положения о служебных командировках):

— к месту командировки (как на территории РФ, так и на территории иностранных государств) и обратно;

— из одного населенного пункта в другой, если работник командирован в несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах.

Указанные расходы включают (п. 12 Положения о служебных командировках):

— оплату проезда транспортом общего пользования к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти затраты;

— оплату услуг по оформлению проездных документов;

— оплату услуг по предоставлению в поездах постельных принадлежностей.

Порядок возмещения расходов, связанных с командировкой, определяется коллективным договором или локальным нормативным актом, если иное не установлено Трудовым кодексом РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ (ч. 4 ст. 168 ТК РФ).

Для оплаты таких расходов, в том числе для оплаты проезда, работодатель обязан выдать работнику аванс (см. о выдаче аванса) (п. 10 Положения о служебных командировках).

Если командированный работник потратит на проезд большую сумму, чем та, которая ему была выдана до отъезда, по окончании командировки работодатель должен будет возместить работнику перерасход на основании подтверждающих документов (Указания по применению и заполнению унифицированной формы «Авансовый отчет» (форма N АО-1), утвержденные Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55).

 

1.3.4. Возмещение работнику расходов на наем жилого помещения

 

Работодатель обязан возместить командированному работнику расходы на наем жилого помещения (абз. 3 ч. 1 ст. 168 ТК РФ):

— на территории РФ, за исключением случаев, когда работнику предоставляется бесплатное жилое помещение (п. 14 Положения о служебных командировках);

— на территории иностранных государств (п. 21 Положения о служебных командировках).

Кроме того, такие расходы возмещаются в случае вынужденной остановки в пути (п. 13 Положения о служебных командировках).

Порядок возмещения расходов, связанных с командировкой, определяется коллективным договором или локальным нормативным актом, если иное не установлено Трудовым кодексом РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ (ч. 4 ст. 168 ТК РФ, п. п. 13, 14 Положения о служебных командировках).

Для оплаты таких расходов, в том числе для оплаты найма жилого помещения, работодатель обязан выдать работнику аванс (см. о выдаче аванса) (п. 10 Положения о служебных командировках).

Если командированный работник потратит на эти цели большую сумму, чем та, которая ему была выдана до отъезда, по окончании командировки работодатель должен будет возместить работнику перерасход на основании подтверждающих документов (Указания по применению и заполнению унифицированной формы «Авансовый отчет» (форма N АО-1), утвержденные Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55).

 

Обязан ли работодатель возместить работнику, направляемому в однодневную служебную командировку, расходы на наем жилого помещения?

Ответ: Обязан, если работник не смог вернуться из командировки в этот же день по независящим от него причинам.

Обоснование: Согласно ст. 167 и абз. 3 ч. 1 ст. 168 ТК РФ работодатель должен возместить командированному работнику произведенные им расходы по найму жилого помещения.

При направлении работника в однодневную командировку предполагается, что он вернется из нее в тот же день, а значит, не будет оплачивать проживание в месте командировки. Если по объективным причинам работник вынужден был остановиться в пути и арендовать жилое помещение, работодатель обязан возместить понесенные в связи с этим расходы в порядке и размерах, определенных в локальном нормативном акте или коллективном договоре (п. 13 Положения о служебных командировках).

Если работник мог вернуться из командировки в тот же день, но самовольно решил остаться в месте командирования и арендовал жилье, не согласовав это с работодателем, расходы работника не подлежат возмещению, так как не связаны с командировкой.

 

1.3.5. Выплата работнику суточных

 

Целью выплаты суточных является возмещение работнику дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (абз. 4 ч. 1 ст. 168 ТК РФ).

Работодатель обязан выплатить работнику суточные (абз. 3 п. 11, п. 25 Положения о служебных командировках, письмо Минтруда России от 05.09.2013 N 14-2/3044898-4415):

— за каждый день пребывания в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также дни, проведенные в пути, в том числе время вынужденной остановки;

— за период нетрудоспособности, наступившей в командировке.

Для расчета суточных необходимо определить продолжительность командировки.

 

Если работник направлен в командировку в местность, откуда он исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой работы может ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются (абз. 4 п. 11 Положения о служебных командировках). Целесообразность такого возвращения определяет руководитель организации в каждом конкретном случае с учетом различных факторов — дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, необходимости создания работнику условий для отдыха (абз. 5 п. 11 Положения о служебных командировках).

Размер суточных может быть любым, но должен быть определен в коллективном договоре или локальном нормативном акте, если иное не установлено Трудовым кодексом РФ, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ (ч. 4 ст. 168 ТК РФ, абз. 2 п. 11, абз. 2 п. 16 Положения о служебных командировках). Следует учитывать, что абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ предусмотрены предельные размеры суточных, которые не облагаются НДФЛ. Они составляют:

— не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ;

— не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке.

Как облагаются НДФЛ суточные в составе командировочных расходов

 

Обязан ли работодатель выплатить суточные, если работник направлен в однодневную командировку в пределах России?

Ответ: Нет, не обязан.

Обоснование: Суточные выплачиваются с целью возмещения работнику дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (ч. 1 ст. 168 ТК РФ). При однодневной командировке такие расходы отсутствуют.

Если работник может вернуться к месту постоянного жительства в тот же день, в который выехал в командировку, суточные не выплачиваются (абз. 4 п. 11 Положения о служебных командировках).

 

Вправе ли работодатель предусмотреть в локальном нормативном акте такую дополнительную гарантию, как выплата суточных при направлении в однодневные служебные командировки по России?

Ответ: Нет, не вправе.

Обоснование: В соответствии с ч. 1 ст. 168 ТК РФ суточные выплачиваются с целью возмещения командированному работнику дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства. При однодневной командировке такие расходы отсутствуют. В связи с этим условие о выплате суточных при направлении работников в однодневные командировки, предусмотренное локальным нормативным актом, будет противоречить положению ч. 1 ст. 168 ТК РФ о правовой природе суточных (письмо Минтруда России от 28.11.2013 N 14-2-242). Кроме того, такое условие может повлечь для работодателя риски, связанные с налогообложением.

 

1.3.5.1. Выплата работнику суточных при направлении в заграничную командировку

 

При направлении работника в командировку на территорию иностранного государства помимо общих правил выплаты суточных необходимо учитывать некоторые особенности.

 

Порядок определения размера суточных

За время нахождения в пути работнику, направленному в заграничную командировку, выплачиваются суточные:

— при проезде по территории РФ — в размере, определенном коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок по России (пп. «а» п. 17 Положения о служебных командировках);

— при проезде по территории иностранного государства — в размере, установленном коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок за пределы РФ (пп. «б» п. 17 Положения о служебных командировках).

 

Например, работник командирован из Москвы в Прагу с 8 по 15 апреля. Поезд отправляется из Москвы 8 апреля в 07.44 и прибывает в Прагу 9 апреля в 09.47, при этом границу РФ пересекает 9 апреля. Локальным нормативным актом организации предусмотрен следующий размер суточных: 700 руб. — для командировок по России, 2500 руб. — для командировок за границу. За 8 апреля работнику выплачиваются суточные в размере 700 руб., а начиная с 9 апреля — 2500 руб. за каждый день пребывания работника на территории иностранного государства.

 

Порядок определения валюты, в которой выплачиваются суточные

При выезде из России за день пересечения государственной границы суточные выплачиваются в иностранной валюте, как за дни нахождения за рубежом. При въезде в Россию за день пересечения границы РФ суточные выплачиваются в рублях, как за дни нахождения на территории РФ (абз. 1 п. 18 Положения о служебных командировках).

 

Например, работник командирован из Москвы в Париж. Самолет вылетает из Москвы 8 апреля в 19.45 и прибывает в Париж в этот же день в 21.40. Суточные за 8 апреля должны быть выплачены работнику в иностранной валюте.

Если бы работник вылетел 8 апреля в 19.45 из Парижа в Москву, суточные нужно было бы выплатить в рублях.

 

Если работник направлен в командировку на территорию двух и более иностранных государств, то суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте в размере, установленном для государства, в которое направлен работник (абз. 3 п. 18 Положения о служебных командировках).

 

Например, в локальном нормативном акте организации установлен следующий размер суточных: 2000 руб. — при командировках в страны СНГ, 2500 руб. — при командировках в страны Европейского союза. Командированный работник 8 апреля прилетает в Берлин из Москвы, а 9 апреля — в Минск из Берлина. За 8 апреля ему выплачиваются суточные в евро в размере, эквивалентном 2500 руб., а за 9 апреля — в белорусских рублях в размере, эквивалентном 2000 руб.

 

Даты пересечения границы (выбытия из одной страны в другую) определяются по отметкам пограничных органов в загранпаспорте работника (абз. 2 п. 18 Положения о служебных командировках).

 

Как определить даты пересечения границы РФ при командировках в страны СНГ, если в документах для въезда и выезда пограничные отметки не ставятся?

При командировках в страны СНГ, на границе с которыми не проставляются отметки в документах о выезде и въезде, датами пересечения границы считаются даты, указанные в командировочных удостоверениях (абз. 1 п. 19 Положения о служебных командировках).

Список стран — участниц СНГ с упрощенным порядком въезда приведен на сайте МИД России (www.mid.ru)

 

Обязан ли работодатель выплатить суточные, если работник направлен в однодневную командировку за рубеж?

Ответ: Да, обязан, но в ограниченном размере.

Обоснование: Если срок заграничной командировки составил один день, то суточные выплачиваются в иностранной валюте в размере 50 процентов нормы, установленной коллективным договором или локальным нормативным актом для загранкомандировок (п. 20 Положения о служебных командировках).

 

Должны ли выплачиваться суточные, если работник, направленный в заграничную командировку, задержался в пути?

Ответ: Да, должны, но при условии документального подтверждения того, что задержка была вынужденной.

Обоснование: Если работник представит доказательства того, что задержался в пути по уважительной причине (например, из-за поломки транспорта, задержки рейса), то в силу абз. 2 п. 19 Положения о служебных командировках работодатель обязан выплатить командированному работнику суточные за дни задержки. Такими доказательствами могут быть, например, справка от перевозчика (из аэропорта или от администрации железной дороги), счет из гостиницы, подтверждающий расходы на наем жилья (письмо Минфина России от 16.11.2006 N 03-03-04/2/244).

 

В каком порядке работодатель обязан выплатить суточные работнику, командированному в Крым, если в период командировки изменилась административно-территориальная принадлежность указанного региона (Крым вошел в состав России)?

Согласно п. п. 17, 18 Положения о служебных командировках, п. 1 ст. 1 и п. 1 ст. 9 Договора между Российской Федерацией и Республикой Крым о принятии в Российскую Федерацию Республики Крым и образовании в составе Российской Федерации новых субъектов от 18.03.2014 в данном случае суточные выплачиваются следующим образом:

— до 17 марта 2014 г. включительно — в порядке, предусмотренном для заграничных командировок, так как до указанной даты Крым являлся территорией Украины;

— с 18 марта 2014 г. — в порядке, установленном для командировок по России.

Размеры суточных определяются работодателем в коллективном договоре или локальном нормативном акте, если иное не установлено Трудовым кодексом РФ, другими федеральными законами, нормативными правовыми актами (ч. 4 ст. 168 ТК РФ, абз. 2 п. 11, абз. 2 п. 16, п. 17 Положения о служебных командировках).

 

Например, работник был командирован в Крым с 12 марта по 21 апреля 2014 г. В место командирования он прибыл 12 марта 2014 г. Положением о служебных командировках, действующим в командирующей организации, установлен следующий размер суточных:

— 700 руб. — при командировках по России;

— 2500 руб. — при командировках за пределы России.

Таким образом, работнику, командированному в Крым, нужно выплатить суточные в размере 2500 руб. за каждый день командировки в период с 12 марта по 17 марта 2014 г. и в размере 700 руб. за каждый день командировки в период с 18 марта по 21 апреля 2014 г.

 

Прочие командировочные расходы возмещаются в данной ситуации по общим правилам. Дополнительного документального оформления служебной командировки не требуется.

 

1.3.6. Возмещение работнику иных командировочных расходов

 

Помимо расходов на проезд, наем жилого помещения, суточных у работника могут возникнуть и иные расходы, например:

— на оплату услуг связи;

— получение заграничного паспорта;

— получение визы.

Данные расходы возмещаются работнику только в том случае, если они производились с разрешения или ведома работодателя (абз. 5 ч. 1 ст. 168 ТК РФ).

Законом не установлено, в какой форме — письменной или устной — работодатель должен дать такое разрешение. Следовательно, он вправе решить этот вопрос по своему усмотрению.

Работник должен подтвердить расходы, произведенные им в связи с командировкой, соответствующими документами, например счетами. Такие документы прилагаются к авансовому отчету (абз. 2 п. 26 Положения о служебных командировках).

 

Как оформить использование личного автомобильного транспорта, если работник едет в служебную командировку на собственном автомобиле?

С работником необходимо заключить дополнительное соглашение. В нем нужно зафиксировать размер компенсации за использование, износ (амортизацию) личного транспорта, условия ее выплаты, а также размер иных расходов, связанных с использованием транспорта (ст. 188 ТК РФ).

Часть 1   Часть 2   Часть 3   Часть 4   Часть 5

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован.

*

code