Глава 7. МЕХАНИЗМ РЕАЛИЗАЦИИ СЛУЖБЫ ВНУТРЕННЕГО АУДИТА (СВА) НА ПРИМЕРЕ ОАО «МОСКОВСКАЯ БИРЖА»

Служба внутреннего аудита (далее — СВА, служба) ОАО «Московская биржа» является в настоящее время органом, осуществляющим внутренний контроль за финансово-хозяйственной деятельностью ОАО «Московская биржа» (далее — организация, биржа).

Служба как самостоятельное структурное подразделение биржи была организована в августе 2003 года по настоятельной рекомендации ревизионной комиссии организации. В момент организации служба находилась в непосредственном подчинении президента ММВБ. Весной 2011 года для придания службе статуса и в связи с серьезным расширением ее функционала, служба была переподчинена функционально совету директоров по всем системообразующим вопросам, связанным с организацией ее деятельности. При этом в рамках реализации устава организации и Трудового кодекса РФ было организовано подчинение службы президенту организации по оперативным вопросам обеспечения ее деятельности для реализации основных целей и задач, определенных советом директоров. С июня 2012 г. в связи с изменением устава организации единоличный орган стал именоваться председателем правления и по оперативным вопросам обеспечения деятельности служба стала подчиняться председателю правления организации.

Указанное двойное подчинение характерно для всех крупных банков — акционеров организации и отражает в полной мере реализацию совокупности требований, определенных Банком России для банковских организаций РФ. Биржа банковской организацией не является, но в составе основных акционеров указанные организации совместно с Банком России превалируют, составляя контрольный пакет.

Руководство службы осуществляется ее руководителем. Руководитель службы назначается на должность председателем правления организации по представлению совета директоров и освобождается от должности председателем правления организации по инициативе совета директоров. Сотрудники службы назначаются на должность и освобождаются от должности председателем правления организации по представлению руководителя службы.

В текущей деятельности руководитель службы подчиняется непосредственно председателю правления биржи, руководствуясь при этом перспективным планом деятельности, утвержденным советом директоров организации. Взаимодействие службы и совета директоров осуществляется через комиссию по аудиту совета директоров организации.

Перспективный план аудиторских и контрольно-ревизионных мероприятий утверждается советом директоров организации по представлению руководителя службы, отчет об исполнении плана выносится последовательно на комиссию по аудиту и совет директоров организации.

На организацию деятельности службы оказывают влияние два серьезных фактора — структура корпоративного управления (в частности, действующая структура внутреннего контроля), определенная учредительными документами организации, и специфика ее бизнес-деятельности. ОАО «Московская биржа» является де-факто управляющей компанией крупного биржевого многофункционального холдинга, состоящего из юридических лиц, деятельность которых тем или иным образом является обеспечивающей в общей биржевой инфраструктуре группы «Московская биржа» (далее — группы). Деятельность большинства организаций организационно и технологически тесно взаимосвязана. Часть организаций являются банковскими (расчетный депозитарий и клиринговый центр). Указанные организации имеют свои службы внутреннего аудита, а также службы внутреннего контроля по профилю валютного контроля, контроля противодействия легализации доходов, полученных незаконным путем, контроля профессионального участника рынка ценных бумаг. Ряд организаций группы, в частности ФБ ММВБ, не будучи кредитной организацией, имеет службы внутреннего контроля по профилю противодействия легализации доходов, полученных незаконным путем, и профилю контроля профессионального участника рынка ценных бумаг. Группа ведет деятельность по организации торгов на валютном, денежном, товарном, строчном рынке и рынке ценных бумаг, а также обеспечивает техническую поддержку указанной деятельности и полную посттрейдинговую инфраструктуру. Группа имеет широкую филиальную сеть, а также дочерние и зависимые компании за рубежом. Все указанные направления деятельности находятся в зоне ведения службы внутреннего аудита управляющей компании группы.

К компетенции СВА относится обеспечение надлежащего внутреннего контроля за осуществлением финансово-хозяйственной деятельности ОАО «Московская биржа» и компаний группы, подготовка соответствующих рекомендаций исполнительным органам управления компаний по устранению выявленных нарушений и оптимизации соответствующих процессов.

Служба уполномочена осуществлять контроль деятельности любого подразделения организации. По решению совета директоров или председателя правления биржи и при наличии соответствующих правовых оснований служба может осуществлять свою деятельность в компаниях, входящих в состав группы. Механизмом реализации указанных проверок является деятельность в составе ревизионных комиссий дочерних и зависимых организаций группы, а также прямые плановые и внеплановые проверки при наличии соответствующих правовых оснований. Сотрудники службы осуществляют членство в ревизионных комиссиях компаний, входящих в группу, по представлению руководителя службы посредством установленных законодательством РФ процедур выдвижения и включения кандидатов в состав ревизионных комиссий отдельных юридических лиц.

Председатель правления организации обеспечивает постоянство деятельности службы, ее независимость и беспристрастность, создает условия для беспрепятственного и эффективного осуществления службой своих функций.

Основными задачами службы внутреннего аудита являются обеспечение в рамках ОАО «Московская биржа» и компаний группы независимого контроля и объективной оценки:

— полноты и достоверности финансовой и управленческой отчетности;

— соответствия совершаемых финансово-хозяйственных операций действующему законодательству РФ, требованиям регулирующих органов и внутренним регламентам;

— эффективности внедряемых новых систем, процессов, операций;

— наличия и состояния систем персональной ответственности и процедур по защите интересов компаний группы, включая сохранность материальных и нематериальных активов;

— эффективности процессов управления рисками, в том числе соблюдение требований к отдельным элементам системы управления рисками;

— соответствия фактической системы корпоративного управления принятым и утвержденным принципам;

— наличия систем и процедур обеспечения достоверности учетных данных;

— выполнения компаниями и структурными подразделениями компаний группы отдельных существенных функций и операций при осуществлении финансово-хозяйственной деятельности.

Основными функциями СВА являются:

— проведение аудиторских и контрольно-ревизионных мероприятий в соответствии с планом проведения аудиторских и контрольно-ревизионных мероприятий, утвержденных уполномоченным органом управления организации;

— подготовка отчетов по результатам проведенных аудиторских и контрольно-ревизионных мероприятий в адрес комиссии по аудиту, совета директоров и/или Президента;

— разработка предложений по устранению выявленных в результате проведенных проверок замечаний и нарушений;

— оказание содействия компаниям и структурным подразделениям компаний группы в разработке плана мероприятий по устранению замечаний и нарушений, выявленных в результате проведения проверок;

— осуществление текущего контроля за ходом и результатами выполнения мероприятий по устранению замечаний и нарушений;

— участие в реализации отдельных проектов на основании решений совета директоров и распоряжений Президента.

Служба проводит аудиторские мероприятия, направленные на обследование наличия и состояния систем, процессов, операций с целью выявления слабых мест и выработки рекомендаций по оптимизации системы корпоративного управления, системы управления рисками и системы внутреннего контроля при осуществлении финансово-хозяйственной деятельности компаниями группы.

Аудиторские и контрольно-ревизионные мероприятия, проводимые службой, можно условно разделить на плановые и внеплановые, на комплексные и узкотематические, а также на объектные и процессные. Как правило, плановые объектные проверки, связанные с деятельностью в составе ревизионных комиссий дочерних и зависимых организаций группы, проводятся системным комплексным путем и занимают существенное время. Аналогично существенное время занимают комплексные плановые и внеплановые проверки и обследования отдельных систем, процессов, операций. Проверки внеплановым образом могут проводиться при необходимости в четко определенное ограниченное время.

Перспективный план, как правило, разрабатывается сроком на один год и включает укрупненно перечень мероприятий и примерные сроки их проведения. При выработке перечня мероприятий, безусловно, учитываются стратегические и тактические приоритеты развития группы на планируемый период. План составляется таким образом, чтобы обеспечить возможность реализации плановых мероприятий с учетом появления внеплановых, а также обеспечить разумную занятость персонала подразделения с учетом обучения, отпусков.

Как правило, в плане делятся внутрикорпоративные мероприятия и мероприятия в рамках группы, часто они бывают тесно увязаны между собой. План, как правило, включает сопровождение отдельных крупных проектов. Обязательным образом включаются проверки, находящиеся в постоянной высокой группе риска, — проверки, направленные на подтверждение адекватного функционирования системы обеспечения закупок, системы внутреннего контроля профучастника и противодействия легализации, системы функционирования казначейства, системы бюджетного и управленческого учета. Объектные проверки дочерних и зависимых организаций группы строятся таким образом, чтобы любой из объектов в течение года проверялся хотя бы один раз. При наличии существенных процессов, связанных с изменением объекта, он проверяется чаще.

При проведении контрольно-ревизионных и аудиторских мероприятий на каждую проверку разрабатывается достаточно подробная программа проверки, отражающая цели и задачи ее проведения, сроки ее проведения, предмет проверки, перечень аудиторских мероприятий, информационные источники, контактные данные проверяемых. Программа разрабатывается для четкого планирования аудиторских мероприятий и возможности последующего их эффективного проведения.

В рамках проведения внутренних аудиторских проверок и документальных ревизий сотрудниками службы аудита выявляются ошибки, неточности, действия, не соответствующие внутренним регламентам и требованиям регулирующих органов, а также действующему законодательству РФ, факты неэкономного и нерационального использования ресурсов, факты ненадлежащего хранения, учета, использования материальных и нематериальных активов биржи. В рамках проведения комплексных аудиторских проверок систем, процессов, операций биржи служба идентифицирует риски, присущие конкретной деятельности, дает их количественную и качественную оценку.

Все основополагающие методологические и технологические процедуры проводятся сотрудниками Службы внутреннего аудита в соответствии с принципами и подходами, изложенными в Федеральных правилах аудиторской деятельности, утвержденных Правительством РФ, на основании указанных правил, формируются внутренние методики.

Служба внутреннего аудита в своей профессиональной деятельности имеет независимый статус по отношению к подразделениям, которые она проверяет, по указанной причине руководители проверяемых подразделений не имеют право влиять на содержание и объемы проверок, которые она проводит. Указанный принцип в деятельности службы является одним из основных. Для обеспечения эффективного выполнения своих обязанностей служба внутреннего аудита не должна участвовать в других видах деятельности, которые она призвана проверять и оценивать. В ее обязанности не входит подготовка документации или выполнение других работ, качество которых она в последующем должна проверять и оценивать и которые могут быть истолкованы как нарушение ее статуса независимой и объективной стороны. Руководитель и работники службы не должны выполнять никакие функциональные обязанности, не связанные с деятельностью внутреннего аудита, не должны инициировать или утверждать транзакции, не связанные непосредственно с деятельностью службы.

При проведении аудиторских и контрольно-ревизионных мероприятий сотрудники службы обеспечивают соблюдение режима конфиденциальности получаемых сведений и несут ответственность за несанкционированное разглашение информации, ставшей им известной в процессе аудиторской проверки или ревизии.

Сотрудники службы внутреннего аудита для надлежащего исполнения своих задач и функций имеют право на:

— беспрепятственный допуск в соответствии с заданием на производство внутреннего аудита (с соблюдением установленного порядка доступа) во все служебные помещения проверяемых учреждений биржи;

— расширение круга вопросов (участков) аудита, если выявляется необходимость в таком расширении при выполнении основного задания;

— получение от проверяемых подразделений бумажных и электронных копий внутренних нормативных документов, приказов и распоряжений, первичных и сводных документов, любой другой информации, имеющей отношение к деятельности структурного подразделения и являющейся первоисточниками аудиторских доказательств;

— оформление беспрепятственного полного доступа в базы данных проверяемых подразделений на время проведения аудита в режиме просмотра без проведения действий (с соблюдением установленного порядка доступа);

— получение от ответственных работников проверяемых структурных подразделений устных и письменных объяснений по вопросам, возникающим в ходе проведения аудита.

По результатам аудиторских проверок и документальных ревизий сотрудники службы формируют акты, отчеты, заключения, мотивированные суждения, которые содержат оценку состояния проверяемых объектов, систем, процессов, операций. Выводы и предложения по результатам контрольно-ревизионных и аудиторских мероприятий, как правило, четко аргументированы. Сотрудники службы внутреннего аудита обеспечивают профессиональную объективность при проведении собеседований, сборе необходимой информации и составлении отчетов.

Отчеты, заключения, мотивированные суждения предоставляются председателю правления биржи, управляющим директорам в рамках их компетенции, руководителям проверяемых структурных подразделений в рамках их компетенции для принятия к сведению и разработки плана устранения выявленных нарушений и замечаний. При наличии негативных результатов, которые могут повлечь серьезные последствия для обеспечения деятельности организации в текущий период или в будущем, результаты проверки выносятся на уровень Комиссии по аудиту или Совета директоров организации.

Служба внутреннего аудита осуществляет контроль устранения выявленных нарушений и замечаний в рамках текущего мониторинга финансово-хозяйственной деятельности биржи и проведения последующих аудиторских проверок и документальных ревизий.

Служба внутреннего аудита организации осуществляет взаимодействие с внешним аудитором биржи в рамках реализации своего функционала, определенного советом директоров. Как правило, при проведении внешним аудитом достоверности годовой финансовой отчетности им запрашиваются и получаются от внутреннего аудита отчеты и заключения по проверкам за интересующий период времени. Внешний аудит в указанной ситуации интересует, прежде всего, адекватное подтверждение внутренним аудитом наличия и состояния системы внутреннего контроля организации.

Служба внутреннего аудита также осуществляет взаимодействие с ревизионной комиссией организации, в том числе путем взаимодействия через комиссию по аудиту при совете директоров. Ревизионная комиссия при формировании ежегодного заключения, безусловно, принимает во внимание наличие и эффективность деятельности в проверяемом периоде службы внутреннего аудита и, как правило, выборочно знакомится с ее заключениями.

Ревизионная комиссия и служба внутреннего аудита относятся к органам внутреннего самоконтроля организации с разными уровнями подчиненности. Заказчиком деятельности ревизионной комиссии является общее собрание акционеров, заказчиком деятельности службы внутреннего аудита является совет директоров организации. Поскольку совет директоров выбирается репрезентативным путем из представителей наиболее крупных акционеров, в деятельности обоих контрольных органов есть много общего, что отражено в их положениях (положение о ревизионной комиссии организации и положение о службе внутреннего аудита). При этом ревизионная комиссия работает периодически, служба внутреннего аудита является постоянно действующим органом контроля.

В соответствии с уставом ревизионная комиссия:

— осуществляет проверку (ревизию) финансово-хозяйственной деятельности организации по итогам деятельности организации за год, а также во всякое время по инициативе ревизионной комиссии организации, решению общего собрания акционеров, совета директоров или по требованию акционера (акционеров) организации, владеющего в совокупности не менее чем 10% голосующих акций организации;

— подтверждает достоверность данных, содержащихся в годовом отчете организации, годовой бухгалтерской отчетности;

— составляет заключения по годовому отчету и годовой бухгалтерской отчетности организации.

Таким образом, и СВА, и ревизионная комиссия, будучи различными по своей природе и по порядку формирования органа, обеспечивают корпоративной организации необходимый уровень прозрачности.

Содержание

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован.

*

code