ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ЗАКОНОПРОЕКТОВ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

1   2   3   4   5   6   7

  1. Законопроекты и приложения к ним, подготавливаемые для внесения в Волгоградскую областную Думу, печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом Times New Roman N 14.
  2. Верхнее поле законопроекта устанавливается равным 2,00 см, левое поле — 2,75 см, правое — 2,25 см, нижнее — 2,00 см.
  3. Законопроекты имеют следующие реквизиты: «Наименование вида документа», «Наименование (заголовок) документа», «Текст документа», «Подпись должностного лица», «Виза», пометки и могут содержать приложения.
  4. На первой странице законопроекта в пределах верхней и правой границ текстового поля без отступа от верхнего поля, в две строки через один межстрочный интервал печатается пометка: «Внесен Губернатором Волгоградской области», которая выравнивается по левой границе пометки.
  5. На расстоянии межстрочного интервала 24 пт <2> от пометки у правой границы текстового поля печатается пометка «Проект».

———————————

<2> Пункт (сокращенно — пт) — в издательском деле единица измерения, равная 1/72 дюйма (0,376 мм).

 

  1. Наименование вида документа — ЗАКОН ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ — отделяется от слова «Проект» межстрочным интервалом 42 пт. Слова «ЗАКОН» и «ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ» печатаются прописными буквами в две строки через один межстрочный интервал, выделяются полужирным шрифтом, выравниваются по центру.
  2. Заголовок отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 36 пт, печатается через один межстрочный интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Заголовок печатается с прописной буквы и отвечает на вопрос: «О чем?» издан закон или в нем приводится название кодекса. Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке законопроекта о внесении изменений в действующие законы необходимо называть причины внесения изменений или конкретную норму, в которую вносятся изменения, а в случае неоднократного изменения одной и той же нормы — дополнительно указывать, в какой именно части она изменяется, например:

 

О внесении изменений в отдельные законодательные акты Волгоградской области в связи с приведением в соответствие с бюджетным процессом

или

О внесении изменений в статью 15 Закона Волгоградской области от 10 апреля 2007 г. N 1442-ОД «О социальной поддержке семей с детьми в Волгоградской области»

 

  1. Текст отделяется от заголовка межстрочными интервалами 36 — 48 пт и печатается через один межстрочный интервал.

Текстовая часть законопроекта может подразделяться на преамбулу и основную часть. Преамбула определяет задачи, стоящие перед законом, и способы их разрешения и содержит в себе разъяснение мотивов и целей их издания. Нормативные предписания в преамбулу не включаются.

Нормы законопроекта должны быть четко сформулированы и исключена возможность их двойного толкования. Не допускается употребление устаревших слов и выражений, образных сравнений, эпитетов. В законопроектах даются определения малоизвестных юридических, технических и других специальных терминов.

Нормативные предписания излагаются в виде статей, имеющих порядковый номер. В частях статей могут содержаться пункты и подпункты. Статьи близкого содержания значительных по объему законопроектов объединяются в главы. В необходимых случаях главы могут объединяться в разделы. Разделы и главы имеют заголовки и нумеруются.

Заголовки разделов и глав печатаются прописными буквами полужирным шрифтом и выравниваются по центру. Точка в конце заголовка не ставится. Номера разделов и глав проставляются римскими цифрами, например:

 

РАЗДЕЛ I. ПРАВО СОБСТВЕННОСТИ И ДРУГИЕ ВЕЩНЫЕ ПРАВА

 

Слово «Статья» печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля с прописной буквы. Номер статьи проставляется арабскими цифрами. Заголовок статьи печатается с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера, после номера статьи ставится точка. Точка в конце заголовка не ставится. Например:

 

Статья 15. Избирательное право

 

Текст отделяется от заголовка статьи двумя межстрочными интервалами.

При отсутствии заголовка слово «статья» и номер выделяются полужирным шрифтом, точка после номера статьи не ставится. Текст статьи печатается через один межстрочный интервал. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля, например:

 

Статья 1

Внести в Закон Волгоградской области от 06 декабря 1999 г. N 335-ОД «О порядке управления и распоряжения государственной собственностью Волгоградской области» следующие изменения:…

 

Статьи имеют единую сквозную нумерацию.

Нумерация пунктов осуществляется арабскими цифрами с точкой в пределах каждой статьи. Подпункты обозначаются строчными буквами русского алфавита с закрывающейся круглой скобкой.

  1. Подпись должностного лица отделяется от текста межстрочным интервалом 36 пт и состоит из слов «Губернатор Волгоградской области» и инициалов, фамилии Губернатора Волгоградской области. Слова «Губернатор» и «Волгоградской области» печатаются в две строки через одинарный межстрочный интервал от левой границы текстового поля. Инициалы и фамилия Губернатора Волгоградской области указываются у правой границы текстового поля на уровне последних слов наименования должности.
  2. Пометка об исполнителе и дате подготовки законопроекта отделяется от подписи должностного лица четырьмя межстрочными интервалами. Текст пометки выравнивается по левой границе зоны расположения реквизитов и печатается через один межстрочный интервал. Длина строки не должна превышать 90 мм и ограничивается правым полем документа.
  3. Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа законопроекта в нижней его части.
  4. Пояснительная записка к законопроекту печатается шрифтом N 14 на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты: «Наименование вида документа», «Наименование (заголовок) документа», «Текст документа», «Подпись должностного лица».
  5. Наименование вида документа печатается прописными буквами ниже границы верхнего поля страницы на 24 пт, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.
  6. Наименование (заголовок) документа отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 24 пт, печатается строчными буквами через одинарный межстрочный интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке к тексту указывается полное название законопроекта, к которому подготовлена пояснительная записка, например:

 

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

 

к проекту закона Волгоградской области «О внесении изменений в статью 1 Закона Волгоградской области от 13 ноября 2001 г. N 624-ОД «О почетном звании Волгоградской области «Почетный гражданин Волгоградской области»

 

  1. Текст пояснительной записки отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24 — 36 пт и печатается от левой границы текстового поля через одинарный межстрочный интервал. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст должен содержать наименование субъекта права законодательной инициативы и разработчиков, обоснование необходимости принятия, включающее в себя развернутую характеристику законопроекта, его целей, основных положений, места в системе действующего законодательства, состояния законодательства в данной сфере правового регулирования.

  1. Подпись должностного лица отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и состоит из наименования должности автора пояснительной записки, его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

 

Правила оформления законопроекта

 

ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ПРИКАЗОВ

 

Приказы печатаются на бланках приказа Комитета.

Наименование вида документа «ПРИКАЗ» печатается через один межстрочный интервал под реквизитом «Наименование Комитета».

Дополнительно к реквизитам, установленным в бланке приказа, оформляются следующие реквизиты:

«Наименование (заголовок) либо аннотация документа»;

«Текст документа»;

«Подпись должностного лица».

Заголовок печатается на расстоянии 1,5 см от реквизита «Место составления или издания документа» через одинарный межстрочный интервал и выравнивается по центру.

Реквизит «Текст документа» отделяется от заголовка 2 — 3 одинарными межстрочными интервалами, печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал, выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «в целях», «во исполнение» и др. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, наименование органа, издавшего документ, дата, регистрационный номер и наименование (заголовок) либо аннотация документа.

Преамбула в проектах приказов (приказах) завершается словом «приказываю:», которое печатается вразрядку.

Распорядительная часть должна содержать поручения с указанием исполнителя (исполнителей) и сроков исполнения.

Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В качестве исполнителей указываются сотрудники Комитета или руководители подведомственных Комитету организаций.

В случае если в приказе содержатся поручения, требующие исполнения, в последнем пункте распорядительной части указывается лицо, на которое возлагается контроль исполнения приказа.

Если приказом вносятся изменения или признается утратившим силу ранее изданный правовой акт или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста приказа должен содержать ссылку на изменяемый или признаваемый утратившим силу правовой акт (пункт правового акта) с указанием его даты, номера и заголовка.

Текст пункта приказа должен начинаться словами «Признать утратившим силу…». «Внести в …. следующие изменения».

В приказ не включается пункт «Приказ довести до сведения…».

При оформлении проекта приказа на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются.

Реквизит «Подпись» отделяется от текста 4 одинарными межстрочными интервалами.

Приложения к приказам оформляются аналогично приложениям к проектам постановлений (распоряжений) Губернатора Волгоградской области, Администрации Волгоградской области.

На оборотной стороне бланка приказа размещаются таблицы для заполнения лиц, ознакомленных с приказом, и реестра рассылки.

Таблица для заполнения лиц, ознакомленных с приказом, размещается от верхней границы текстового поля, выравнивается по левой границе текстового поля, печатается через один межстрочный интервал и включает в себя слово «Ознакомлены», составляющие реквизита «Виза» и поле для примечаний.

Таблица для заполнения реестра рассылки размещается через два межстрочных интервала под таблицей для заполнения лиц, ознакомленных с приказом, печатается через один межстрочный интервал и включает в себя слова «Реестр рассылки», наименование адресата рассылки, его почтовый адрес и количество экземпляров (копий) для рассылки.

Таблицы для заполнения лиц, ознакомленных с приказом, и реестра рассылки печатаются строчными буквами шрифтом Times New Roman в диапазоне от 12 до 14 обычной насыщенности от левого края текстового поля.

В случае если заполнение таблицы лиц, ознакомленных с приказом, или таблицы реестра рассылки не может быть размещено на одном листе без нарушения границ текстового поля и может затронуть поле бланка приказа, содержащее номер, — все таблицы изготавливаются на чистых листах формата А4, с учетом указанных выше правил их размещения, и прикладываются к проекту приказа.

Совместные приказы печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм).

При оформлении совместного приказа:

наименования органов исполнительной власти Волгоградской области располагаются на одном уровне;

наименование вида документа — «ПРИКАЗ» — располагается центрованным образом;

дата совместного приказа — единая, соответствует дате более поздней подписи;

регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более органами исполнительной власти Волгоградской области, состоит из регистрационных номеров, присвоенных документу каждым органом исполнительной власти Волгоградской области, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;

подписи руководителей органов исполнительной власти Волгоградской области располагаются ниже текста на одном уровне.

 

ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДЕЛ И ПОДГОТОВКИ ДЕЛ К ПЕРЕДАЧЕ НА АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ

 

По завершении календарного года и по результатам экспертизы ценности документов, дела Комитета подлежат оформлению в соответствии со следующими правилами.

  1. Оформляется обложка (титульный лист) дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу:

Надписи на обложках дел (томов) выполняются чернилами, разборчиво, без сокращений. Если на обложку наклеивается титульный лист, изготовленный типографским способом, то надписи на нем можно печатать. Титульный лист наклеивается с накладкой клея на всю поверхность листа с тем, чтобы под ним не образовывалось пустот.

На обложке дела указываются реквизиты: наименование Комитета и структурного подразделения, делопроизводственный номер (индекс) дела, заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела и номер статьи по перечню; архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке (титульном листе) дела, оформляются следующим образом:

наименование Комитета — указывается полностью, в именительном падеже. В случаях, когда в течение года, за который готовятся дела, Комитет был переименован и это не вызвало возникновения нового фондообразователя, под старым наименованием Комитета пишется новое наименование;

наименование структурного подразделения — записывается его наименование в соответствии с утвержденной структурой. В случаях, когда в течение года, за который готовятся дела, наименование структурного подразделения было изменено — указывается последнее утвержденное наименование структурного подразделения;

делопроизводственный номер (индекс) дела — проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел; если дело состоит из нескольких томов, то на обложке первого тома указывается количество томов этого дела, а на последующих томах — номер очередного тома, на последнем томе после его номера добавляется слово «последний»;

заголовок (наименование) дела — переносится из номенклатуры дел, согласованной с ЭПМК (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения: номера приказов, протоколов и др.). Заголовок дела должен быть кратким и в то же время полно раскрывать содержание подшитых в дело документов. В заголовке указываются виды имеющихся в деле документов, их автор и по какому они вопросу. Если делу нельзя дать одно общее краткое наименование, то заголовок составляется путем обобщения сходных документов или перечисления наиболее важных;

дата дела — указываются год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число (двумя цифрами) и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела, с новой строчки делается об этом запись: «В деле имеются документы за … год(ы)». Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих, например, годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.

Для дел, сформированных из документов по номинальному признаку, то есть по видам документов (приказы, распоряжения, акты и т.п.), датой начала дела является дата подписания или утверждения самого раннего документа, а датой окончания — дата подписания (утверждения) самого позднего документа.

Датой дела, содержащего протоколы заседаний, является дата утверждения (если они утверждаются) или составления первого и последнего протокола.

Крайними датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено. В случае смерти лица, на которое заведено дело, конечной датой является дата документа, извещающего о его кончине.

Для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего или дата первого исходящего документа, а датой окончания — дата самого позднего входящего или исходящего документа независимо от места нахождения их в деле.

Количество пронумерованных в деле листов проставляется на обложке с листа-заверителя дела.

Реквизит «Срок хранения дела и номер статьи перечня» переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых управленческих документов с указанием сроков хранения. При введении в действие новых перечней типовых управленческих документов, в случае если установленные ими новые сроки хранения распространяются на документы Комитета, созданные ранее выхода этих перечней, то старые записи зачеркиваются, а сверху или рядом пишутся новые данные. На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».

Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется карандашом в архиве Комитета после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПМК.

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который будут передаваться дела.

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

  1. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме чистых, листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами, валовой нумерацией. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров, начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно, начиная с 1-го.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Сложенный лист большого формата (формата A3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и др.) нумеруется как один лист; в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается уточнение.

Например: «На листе 6 наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа».

Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист. На таких листах на обороте или свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается уточнение.

Например: «Лист 7 — карта-склейка из 10 листов».

Если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, справки и др.), то каждый документ нумеруется отдельно, очередным порядковым номером.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: вначале конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Наиболее ценные в историческом и художественном отношении документы (чертежи, рукописи, графика и т.д.) не подшиваются, а вкладываются в конверты.

Если в нумерации листов допущено много ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле. Вносятся также исправления во внутреннюю опись, или опись составляется заново.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче в архив допускается по согласованию с ним употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.

  1. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В ней цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, отмечаются особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и др.) и физического состояния документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и др.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

  1. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела, дела с документами ограниченного доступа и др.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на объемные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов, с целью учета и более быстрого нахождения документов в деле. Во внутреннюю опись помимо документов, подшитых в дело, должны быть внесены и все приложения, относящиеся к нему.

Листы внутренней описи подшиваются в начале дела. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи документов дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов, приложений к делу и количество листов внутренней описи.

При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замене их копиями и др.) эти изменения отражаются во внутренней описи в графе «Примечание» со ссылками на соответствующие акты и при необходимости составляется новая итоговая запись.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи и при необходимости скрепляется печатью.

  1. Документы в делах постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и по личному составу подшиваются на четыре прокола прочными нитками в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Текст не должен подходить к линии подшивки (переплета) ближе 2 см, а листы не должны выступать за края обложки. В случаях, когда текст на документе расположен близко к краю листа, к такому листу подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается (переплетается) в дело.
  2. Визы, составленные на отдельных листах, размещаются перед документом, к которому они относятся, и в таком порядке подшиваются в дело.
  3. При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
  4. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.
  5. Дела постоянного хранения, состоящие из документов особой научно-исторической, художественной и иной ценности или неформатных документов (карты, схемы, планы, чертежи, фотоснимки и другие документы большого формата), в целях их сохранности и удобства пользования не подшиваются в дела, а хранятся сложенными в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в картонных футлярах (коробках) в качестве приложений к делам. На каждую папку (коробку) составляется внутренняя опись находящихся в ней документов.
  6. Если в дело в ходе его формирования были подшиты документы с различными сроками хранения, то дело расшивается и формируются новые дела исходя из сроков хранения документов. При этом документы с истекшими сроками хранения уничтожаются по актам в установленном порядке.
  7. Обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах, должны иметь размеры 229 х 324 мм. Обложки дел с документами, изготовленными на нестандартных листах, могут иметь размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов.

Обложки дел с документами, имеющими длительные (25 и более лет) сроки хранения, должны быть изготовлены из твердого картона. Для обложек дел, сдаваемых на государственное хранение, применяется бескислотный картон.

  1. Нельзя при оформлении дел применять канцелярский (силикатный) клей, мучной и крахмальный клейстеры.

13. Дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению: допускается дела хранить в папках-скоросшивателях, мягких обложках, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Реквизиты обложки дела заполняются по упрощенной схеме (без проставления архивного шифра, количества листов в деле).

ПЕРЕЧЕНЬ СВЕДЕНИЙ О ДОКУМЕНТЕ С КОММЕНТАРИЯМИ ПО ЗАПОЛНЕНИЮ РКК В АСЭД

N п/п Наименование сведений об электронном документе Комментарий по заполнению РКК Входящий документ Исходящий документ Внутренний документ НПА Обращения граждан <*>
Обязательность заполнения Наименование поля в РКК Обязательность заполнения Наименование поля в РКК Обязательность заполнения Наименование поля в РКК Обязательность заполнения Наименование поля в РКК Обязательность заполнения Наименование поля в РКК
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
1. Адресант Вносится полное официальное наименование организации, структурного подразделения или должностного лица — автора документа. Для входящего документа заполняется путем выбора из Справочника адресатов. При получении входящего документа посредством системы межведомственного электронного документооборота поле «внутренний корреспондент» уже заполнено автоматически. При регистрации исходящего и внутреннего документа поле заполнено автоматически в соответствии с организационной структурой органов исполнительной власти Волгоградской области, может быть откорректировано путем выбора из справочника Организационной структуры Обязательно Наименование корреспондента Обязательно Структурное подразделение Обязательно Структурное подразделение Отсутствует Обязательно ФИО заявителя
Адрес заявителя
Электронная почта
Внутренний корреспондент Социальное положение
2. Адресат Вносится полное официальное наименование организации, структурного подразделения или должностного лица — корреспондента (получателя документа) (в соответствии с реквизитом «Адресат» на документе). Для входящего документа, НПА — поле заполняется автоматически. Для исходящего документа заполняется из Справочника адресатов (для внешних корреспондентов — поле Адресаты) либо из справочника Организационной структуры органов исполнительной власти Волгоградской области и учреждений — пользователей АСЭД (при отправке документа посредством межведомственного электронного документооборота — поле Внутренние адресаты). Для внутреннего документа указывается в маршруте прохождения документа Обязательно Подразделение-получатель Обязательно Адресаты Обязательно Указывается в маршруте прохождения документа Обязательно Структурное подразделение Дополнительно Кому направлено
Внутренние адресаты
3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ Заполняется в соответствии с реквизитом «Подпись должностного лица» на документе. Для входящего документа заполняется путем выбора из Справочника адресатов (для документов, поступивших от внешних корреспондентов). При получении документа посредством межведомственного электронного документооборота поле уже заполнено в соответствии со структурой органа исполнительной власти или учреждения (пользователя АСЭД). Для исходящего, внутреннего документа указывается в маршруте прохождения документа (в этапе — На подписание путем выбора из справочника Организационной структуры) Обязательно Подписывающий Обязательно Указывается в маршруте прохождения документа Обязательно Указывается в маршруте прохождения документа Обязательно Подписывающий Обязательно ФИО заявителя
Внутренний подписывающий
4. Вид документа Заполняется в соответствии с указанием вида документа на бланке документа или на основании оценки содержания документа, соответствует реквизиту «Вид документа». Для всех видов документов заполняется путем выбора из выпадающего списка. При заполнении следующей РКК проставляется автоматически в соответствии с предыдущим выбором, при необходимости поле может быть откорректировано Обязательно Вид документа Обязательно Вид документа Обязательно Вид документа Обязательно Вид документа Обязательно Вид документа
Вид обращения
Форма обращения
5. Дата документа В РКК переносится дата, присвоенная автором документа, или на основании почтового штемпеля на конверте, если в документе дата отсутствует, соответствует реквизиту «Дата документа». Для исходящего, внутреннего документа проставляется автоматически Обязательно Дата документа Обязательно Дата регистрации Обязательно Дата регистрации Обязательно Дата документа Дополнительно Дата исходящего
6. Номер документа В РКК переносится регистрационный номер документа, присвоенный автором документа Обязательно Исходящий рег. номер Обязательно Регистрационный номер Обязательно Регистрационный номер Обязательно Номер документа Дополнительно Исходящий номер
7. Дата поступления документа Заполняется в соответствии с отметкой о поступлении документа в орган исполнительной власти Волгоградской области Обязательно Дата регистрации Отсутствует Отсутствует Обязательно Дата регистрации Обязательно Дата регистрации
8. Входящий номер документа Номер, проставленный в отметке о поступлении (входящем штампе) Обязательно Регистрационный номер Отсутствует Отсутствует Обязательно Регистрационный номер Обязательно Регистрационный номер
9. Ссылка на исходящий номер и дату документа Обязательно оформляется при подготовке писем-ответов. Сведения переносятся с инициативного документа и соответствуют регистрационному номеру документа и дате. В АСЭД формируется автоматически при подготовке ответного письма на документ-запрос (закладка Связанные документы) Отсутствует Дополнительно Закладка (Связанные документы) Отсутствует Отсутствует Отсутствует
10. Наименование текста (заголовок к тексту документа) Переносится заголовок к тексту документа. При его отсутствии формулируется краткое содержание документа. Для всех видов документов вводится с клавиатуры Обязательно Краткое содержание Обязательно Краткое содержание Обязательно Краткое содержание Обязательно Краткое содержание Обязательно Краткое содержание
11. Индекс дела Указывается Индекс дела в соответствии с номенклатурой дел, в которое помещен исполненный документ и ответ на него. Вносится с клавиатуры или путем выбора из справочника Номенклатура дел Обязательно Индекс дела Обязательно Индекс дела Обязательно Индекс дела Обязательно Индекс дела Обязательно Индекс дела
12. Сведения о переадресации документа Указываются на основании резолюции на документе. Информация представлена в маршруте прохождения документа в формате: задача — фамилия И.О. пользователя АСЭД — срок исполнения — текст поручения, комментарии Дополнительно Указывается в маршруте прохождения документа Дополнительно Указывается в маршруте прохождения документа Дополнительно Указывается в маршруте прохождения документа Дополнительно Указывается в маршруте прохождения документа Дополнительно Указывается в маршруте прохождения документа
13. Количество листов основного документа Указывается количество листов основного документа, вводится с клавиатуры Дополнительно Количество листов Дополнительно Количество листов Дополнительно Количество листов Дополнительно Количество листов Дополнительно Кол-во листов
14. Количество приложений Указывается количество приложений к документу. Значение вводится с клавиатуры Дополнительно Количество приложений Дополнительно Количество приложений Дополнительно Количество приложений Дополнительно Количество приложений Дополнительно Количество приложений
15. Общее количество листов приложений Указывается общее количество листов приложений, значение вводится с клавиатуры Дополнительно Общее количество листов приложений Дополнительно Общее количество листов приложений Дополнительно Общее количество листов приложений Дополнительно Общее количество листов приложений Дополнительно Общее количество листов приложений
16. Указания по исполнению документа Указания руководителя по исполнению документа, определяющие содержание поручения, срок его исполнения, автора и дату резолюции. Указывается в маршруте прохождения документа Обязательно Указывается в маршруте прохождения документа Отсутствует Отсутствует Обязательно Указывается в маршруте прохождения документа Обязательно Указывается в маршруте прохождения документа
17. Должность, фамилия и инициалы исполнителя Вносится информация об исполнителе (исполнителях) — должность, фамилия и инициалы исполнителя Обязательно Указывается в маршруте прохождения документа Обязательно Автор Обязательно Автор Обязательно Указывается в маршруте прохождения документа Обязательно Указывается в маршруте прохождения документа
18. Отметка об исполнении документа Вносятся краткие сведения об исполнении документа с указанием даты или срока исполнения, регистрационный номер и дата подготовленного документа. Указывается в маршруте прохождения документа Обязательно Указывается в маршруте прохождения документа Отсутствует Отсутствует Обязательно Указывается в маршруте прохождения документа Обязательно Указывается в маршруте прохождения документа
Отметка об исполнении

———————————

<*> В соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» РКК обращения гражданина содержит иные сведения, являющиеся обязательными для заполнения, а также дополнительные сведения — о повторности и причине обращения.

1   2   3   4   5   6   7

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован.

*

code