Подпись должностного лица

1   2   3   4   5   6   7

В состав реквизита «Подпись должностного лица» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное — на документе, оформленном на бланке), через межстрочный интервал 12 пт; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

«Председатель комитета

сельского хозяйства

Волгоградской области

подпись И.О. Фамилия»

или на бланке:

«Председатель комитета подпись И.О. Фамилия»

Допускается в реквизите «Подпись должностного лица» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

При подписании документа несколькими должностными лицами разных должностей их подписи располагают одну под другой, через двойной межстрочный интервал в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

«Председатель комитета подпись И.О. Фамилия
Начальник отдела —

главный бухгалтер

подпись И.О. Фамилия»

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

В документах, составленных по итогам работы комиссий и иных коллегиальных органов, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их статус в составе, в соответствии с распределением, например:

«Председатель комиссии подпись И.О. Фамилия
Секретарь комиссии подпись И.О. Фамилия
Члены комиссии подпись И.О. Фамилия
подпись И.О. Фамилия»

Подписи располагают одну под другой, через двойной межстрочный интервал.

Не допускается подписывать документы с предлогом «За» или проставлением косой черты перед наименованием должности (добавлять какие-либо приставки). Если председатель или иное уполномоченное на подписание документа лицо временно отсутствует (отпуск, болезнь, командировка) или должность вакантна, то документ подписывает сотрудник, уполномоченный на подписание в соответствии с правовым актом, например:

«Заместитель председателя подпись И.О. Фамилия»

или:

«Временно осуществляющий

полномочия председателя

подпись И.О. Фамилия»

Реквизит «Подпись должностного лица» может быть оформлен собственноручно автором документа (например при написании служебной записки без применения технических средств) либо оформлен с использованием технических средств.

В случае оформления реквизита «Подпись должностного лица» с использованием технических средств вид и размер шрифта указанного реквизита не может отличаться от вида и размера шрифта основного текста документа.

Реквизит «Подпись должностного лица» отделяется от текста четырьмя одинарными межстрочными интервалами.

Наименование должности лица, подписавшего документ, печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал и выравнивается по левому полю. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности лица, подписавшего документ, с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

При оформлении реквизита «Подпись должностного лица» с использованием технических средств на бланке председателя (для резолюций и поручений) вид и размер шрифта указанного реквизита не может отличаться от вида и размера шрифта реквизитов 11 и 12, а сам реквизит располагается на расстоянии 1,5 см от нижней границы бланка.

Подписание электронного документа осуществляется с применением ЭП, используемой в порядке, установленном нормативными правовыми актами Российской Федерации, Волгоградской области и настоящей Инструкцией, и с учетом технико-функциональных особенностей работы АСЭД.

 

Гриф утверждения

 

Гриф утверждения проставляется в верхнем правом углу документа.

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым правовым актом.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

«УТВЕРЖДАЮ

 

Председатель комитета сельского хозяйства Волгоградской области

 

Подпись И.О. Фамилия

Дата»

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.

При утверждении документа специально издаваемым правовым актом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНА), согласованного в роде и числе с видом утверждаемого документа, наименования вида документа в творительном падеже, его даты, номера и наименования, например:

«УТВЕРЖДЕНО

 

приказом комитета сельского хозяйства Волгоградской области

 

от __________ N____»

 

Оттиск печати

 

Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами. Печать ставится на свободном от текста месте, при этом оттиск печати не захватывает личной подписи должностного лица и может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой «МП» или иным образом.

 

Отметка о заверении копии

 

Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом либо на обратной стороне оформляется реквизит «Отметка о заверении копии», включающий: наименование Комитета, слова «Верно» или «Копия верна», наименование должности лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения.

Реквизит «Отметка о заверении копии» может быть оформлен от руки или с использованием технических средств.

В случае оформления реквизита от руки, обязательно проставление гербовой печати Комитета.

При оформлении реквизита с использованием технических средств слова «Верно» или «Копия верна», наименование Комитета, наименование должности лица, заверившего копию, его фамилия и инициалы проставляются с использованием специального штампа (печати), а личная подпись и дата заверения выполняются вручную.

Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): «Всего в копии ____ л.». Допускается заверять каждый лист многостраничной копии документа.

Заверение бумажных копий электронных документов осуществляется уполномоченными приказом Комитета лицами в соответствии с требованиями, установленными нормативными правовыми актами Волгоградской области и настоящей Инструкцией.

 

Отметка об исполнителе

 

Отметка об исполнителе (авторе) документа проставляется на письмах Комитета в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа.

Отметка включает фамилию, имя, отчество исполнителя и номер его телефона, например:

«Самарин Алексей Сергеевич

(8442) 38-43-23»

 

Реквизит «Отметка об исполнителе» печатается шрифтом Times New Roman 12 обычной насыщенности.

 

Указание по исполнению документа (резолюция)

 

Указание по исполнению документа (резолюция) оформляется непосредственно на документе (в заголовочной части документа) или на специальном бланке для резолюций и поручений.

Указание по исполнению документа (резолюция) включает в себя: фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения, подпись автора резолюции и дату оформления резолюции.

Указание по исполнению документа (резолюция), по усмотрению лица, дающего поручение, может включать в себя также срок исполнения документа.

Указание по исполнению документа (резолюция) оформляется как от руки, так и с применением технических средств.

С применением технических средств оформляются: фамилии, инициалы исполнителей и содержание поручения.

 

Отметка о контроле документа

 

Отметку о контроле документа проставляют на документах, поставленных на контроль, с помощью штампа «Контроль» на верхнем поле документа справа.

 

Отметка об исполнении документа

 

Отметка об исполнении документа состоит из слов «В дело», указания индекса дела, в которое помещается документ, подписи основного исполнителя или руководителя структурного подразделения Комитета и даты.

Отметка об исполнении документа может дополняться информацией об особенностях исполнения документа.

Отметка об исполнении документа подписывается и датируется основным исполнителем документа или руководителем структурного подразделения Комитета.

 

Отметка о поступлении документа

 

Отметка о поступлении документа содержит входящий регистрационный номер и дату поступления документа, проставляется с использованием штампа.

 

Отметка о конфиденциальности

 

Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации <1>. Отметка о конфиденциальности на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне, имеет вид «Для служебного пользования». Отметка проставляется в верхнем правом углу первого листа документа и может дополняться указанием номера экземпляра документа.

———————————

<1> Виды конфиденциальной информации установлены Указом Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 года N 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера» (с изм. от 23.09.2005).

1   2   3   4   5   6   7

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован.

*

code