4.13. Служебные записки

1   2   3   4   5   6   7

4.13.1. В целях осуществления служебного взаимодействия между сотрудниками Комитета в рамках внутреннего документооборота в Комитете применяются служебные записки.

Служебные записки являются справочно-информационными документами.

Авторами служебных записок являются сотрудники Комитета.

4.13.2. Служебная записка может составляться по указанию руководства или по инициативе конкретного сотрудника.

4.13.3. При оформлении служебной записки оформляются следующие реквизиты:

а) адресат;

б) дата документа;

в) ссылка на регистрационный номер и дату документа адресанта;

г) наименование вида документа;

д) наименование (заголовок) либо аннотация документа;

е) текст документа;

ж) отметка о наличии приложений;

з) подпись должностного лица;

и) виза.

Порядок напечатания и размещения реквизитов служебной записки аналогичен порядку напечатания и размещения реквизитов на бланке письма Комитета.

4.13.4. Служебные записки могут создаваться на бумажном носителе и (или) в электронной форме.

Структура текста служебной записки зависит от цели ее создания.

Реквизит «Виза» оформляется, в случае если служебная записка пишется на имя руководителя структурного подразделения, не являющегося непосредственным руководителем автора служебной записки, на имя заместителя председателя или председателю.

Реквизит «Виза» может не оформляться, если служебная переписка:

осуществляется между руководителями структурных подразделений, заместителями председателя, заместителем председателя и руководителем структурного подразделения, заместителем председателя и председателем;

осуществляется сотрудником на основании поручения своего непосредственного руководителя о предоставлении регулярных отчетов (информации);

связана с сообщением о возникновении конфликта интересов, склонением к совершению коррупционного правонарушения или с иным нарушением законодательства.

 

4.14. Письмо

 

4.14.1. Письма Комитета готовятся как:

а) доклады о выполнении поручений;

б) сопроводительные письма к проектам законов Волгоградской области, проектам правовых актов Губернатора и (или) Администрации Волгоградской области;

в) запросы;

г) ответы на запросы;

д) информационные письма.

4.14.2. Письма, направляемые в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, федеральные органы государственной власти, в том числе их территориальные органы, на имя члена Совета Федерации или депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутата Волгоградской областной Думы, государственным органам иностранных государств, международным организациям, высшим должностным лицам субъектов Российской Федерации, а также письма, подписываемые руководителями двух и более органов исполнительной власти Волгоградской области, подготавливаются, согласовываются, оформляются и направляются в порядке, установленном правовыми актами Волгоградской области.

4.14.3. Сроки подготовки и направления докладов о выполнении поручений и ответов на запросы определяются в соответствии со сроками, установленными действующими нормативными правовыми актами, и уточняются указаниями по исполнению документа (резолюциями).

Сроки подготовки остальных писем определяются автором проекта письма самостоятельно с учетом необходимости решения конкретных задач и (или) в соответствии с требованиями законодательства, поручениями непосредственного руководителя.

4.14.4. Проекты писем готовят специалисты Комитета на основании поручений председателя, своего непосредственного руководителя либо в инициативном порядке, в соответствии с профилем деятельности структурного подразделения и своими должностными обязанностями.

Письма печатаются на бланке письма Комитета с угловым расположением реквизитов.

К проекту письма, подготовленному на бланке письма Комитета с угловым расположением реквизитов, прилагается второй экземпляр проекта письма на чистом листе формата А4, который визируется:

автором проекта письма и его непосредственным руководителем;

заместителем председателя в соответствии с распределением обязанностей;

сотрудниками, курирующими деятельность подведомственных Комитету организаций, в случае если письмо адресовано руководителям последних.

4.14.5. Проекты писем по вопросам правового характера готовятся сотрудником юридической службы.

Проекты писем по вопросам исполнения полномочий главного распорядителя бюджетных средств, выделения, расходования средств, оформления и ведения бухгалтерской отчетности, а также финансовой статистической отчетности или документации, финансовой дисциплины, принятия на учет и контроля за использованием материальных средств и запасов готовятся начальником отдела планирования и исполнения бюджета и уполномоченным сотрудником отдела внутреннего финансового аудита и внутреннего финансового контроля.

Проекты писем по вопросам кадровой работы готовятся кадровиком.

В случаях если в тексте проекта письма частично содержится один или несколько аспектов деятельности из указанных в настоящем пункте, проект такого письма готовится автором письма, являющимся таковым в силу п. 4.14.4, и оно визируется соответственно сотрудником юридической службы, начальником отдела планирования и исполнения бюджета и уполномоченным сотрудником отдела внутреннего финансового аудита и внутреннего финансового контроля или кадровиком.

4.14.6. Дополнительно к реквизитам бланка письма при оформлении писем в Комитете используются следующие реквизиты:

а) адресат;

б) наименование (заголовок) либо аннотация документа;

в) текст документа;

г) отметка о наличии приложений;

д) визы;

е) подпись должностного лица;

ж) отметка об исполнителе.

4.14.7. Оформление реквизитов писем производится согласно правилам оформления реквизитов документов, приведенным в приложении 1.

4.14.8. Письма излагаются: от 1-го лица множественного числа или от 3-го лица единственного числа.

4.14.9. При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

4.14.10. Письма подписывает председатель или лица, уполномоченные приказом Комитета.

4.14.11. Если количество адресатов письма более 4, то автором проекта письма составляется реестр рассылки и на каждом экземпляре письма указывается только один адресат.

4.14.12. Письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства Комитета, заверяются гербовой печатью Комитета, а в письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется отметка о конфиденциальности.

4.14.13. При подготовке писем необходимо учитывать требования приказа Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи» и постановления Правительства Российской Федерации от 24 марта 2006 г. N 160 «Об утверждении нормативов частоты сбора из почтовых ящиков, обмена, перевозки и доставки письменной корреспонденции, а также контрольных сроков пересылки письменной корреспонденции».

Форма реестра рассылки приведена в приложении 23.

 

4.15. Телеграмма

 

Порядок подготовки телеграмм аналогичен порядку, установленному для писем, с учетом требований, установленных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 222 «Об утверждении Правил оказания услуг телеграфной связи» (приложение 24).

 

4.16. Факсограмма (факс)

 

4.16.1. Поступившее в Комитет через факсимильную связь письмо или иной документ (далее именуется — факс) приравнивается к аналогичным документам на бумажном носителе.

4.16.2. Порядок обработки, распределения и прохождения поступающих в Комитет факсов аналогичен порядку, установленному для документов с отметками, характеризующими степень срочности их исполнения или доставки.

4.16.3. Поступивший вслед за факсом оригинал документа направляется исполнителю в соответствии с указанием по исполнению документа (резолюцией) на поступивший ранее факс.

4.16.4. Порядок оформления факсов, отправляемых Комитетом через факсимильную связь, и хранения их копий аналогичен порядку, установленному для писем.

4.16.5. Оригинал документа, отправленного по факсимильной связи, отправляется адресату с пометкой «факс с досылкой», которая размещается на верхнем поле документа справа.

 

4.17. Доверенность

 

4.17.1. Доверенность выдается сотрудникам Комитета и оформляется по правилам, установленным настоящей Инструкцией для писем с учетом требований гражданского законодательства Российской Федерации и настоящего раздела.

4.17.2. Проект доверенности подготавливается и визируется сотрудником юридической службы и сотрудником, которому доверенность будет выдана, а также непосредственным руководителем этого сотрудника, после чего передается сотруднику службы делопроизводства для направления на подписание.

Доверенность подписывается председателем или лицом, осуществляющим его полномочия (исполняющим обязанности), и скрепляется гербовой печатью Комитета.

 

4.18. Договоры, соглашения, контракты

 

4.18.1. Проекты договоров (соглашения), контракты (далее — договоры) с органами исполнительной власти Волгоградской области, другими государственными органами Российской Федерации, иные публично-правовые договоры готовятся заинтересованными структурными подразделениями комитета на основании поручений председателя комитета, его заместителей либо в инициативном порядке, в количестве экземпляров, соответствующем числу сторон, по правилам и образцам, установленным нормативными правовыми актами для конкретных видов договоров. Проект договора подлежит согласованию с руководителями заинтересованных структурных подразделений, затем визируется исполнителями, заместителем председателя комитета, в соответствии с распределением обязанностей.

Согласованный проект договора визируется руководителем юридической службы и представляется на подпись председателю Комитета.

Проекты договоров, подготовленные иными органами исполнительной власти Волгоградской области, передаются на экспертизу в структурные подразделения комитета по их компетенции, затем оформляются, визируются и подписываются в аналогичном порядке.

4.18.2. Служебные контракты (трудовые договоры) оформляются кадровой службой в двух экземплярах по форме, установленной Федеральным законом от 27.07.2004 N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации», Трудовым кодексом Российской Федерации, Указом Президента Российской Федерации от 16.02.2005 N 159 «О примерной форме служебного контракта о прохождении государственной гражданской службы Российской Федерации и замещении должности государственной гражданской службы Российской Федерации» и иными нормативными правовыми актами, затем подписываются государственным служащим и представителем нанимателя — председателем Комитета и заверяются оттиском гербовой печати.

Один экземпляр служебного контракта (трудового договора) передается государственному гражданскому служащему (работнику), второй помещается в его личное дело в соответствии с номенклатурой дел Комитета.

4.18.3. Финансово-хозяйственные и иные гражданско-правовые договоры (государственные контракты) регистрируются сотрудником отдела планирования и исполнения бюджета.

Регистрация договоров (соглашений) осуществляется порядковой нумерацией в пределах календарного года. При регистрации на договоре указываются номер и дата регистрации, которые вносятся в журнал регистрации. Подпись председателя Комитета на договоре заверяется оттиском гербовой печати.

Один экземпляр договора помещается в номенклатурное дело отдела планирования и исполнения бюджета, остальные экземпляры направляются сторонам договора.

 

  1. Организация документооборота

 

5.1. Принципы организации документооборота

 

5.1.1. Движение документов в Комитете с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки и (или) помещения в дело образует документооборот и организуется при соблюдении следующих основных принципов:

а) централизация операций по приему и отправке документов;

б) распределение документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов);

в) организация предварительного рассмотрения поступающих документов;

г) исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью;

д) однократность регистрации документов;

е) устранение необоснованных согласований проектов документов;

ж) регламентация операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов.

5.1.2. В документообороте Комитета выделяются следующие документопотоки:

а) поступающая (входящая) документация;

б) отправляемая (исходящая) документация;

в) внутренняя документация.

5.1.3. В составе поступающей (входящей) и отправляемой (исходящей) документации выделяются:

письма (обращения) граждан, а также письма и запросы, направляемые в адрес граждан;

обращения пользователей информацией и письма, направляемые в их адрес;

документы, поступившие из Волгоградской областной Думы, и письма, направляемые в Волгоградскую областную Думу;

документы, поступившие из органов исполнительной власти Волгоградской области, а также письма и запросы, направляемые органам исполнительной власти Волгоградской области;

документы, поступившие из федеральных органов государственной власти, в том числе их территориальных подразделений, а также письма, и запросы, направляемые федеральным органам государственной власти, в том числе их территориальным подразделениям;

документы, поступившие из органов местного самоуправления Волгоградской области и иных субъектов Российской Федерации, а также письма, и запросы направляемые органам местного самоуправления Волгоградской области и иным субъектам Российской Федерации;

документы, поступившие от иных организаций и лиц, не указанных в настоящем пункте, и письма и запросы, направляемые в их адрес.

5.1.4. В составе внутренней документации выделяются:

а) нормативные и ненормативные правовые акты Комитета;

б) протоколы заседаний, совещаний (совещательных, координационных, экспертных органов, рабочих групп и т.д.);

в) планы, отчеты, заключения;

г) записки (аналитические, служебные, пояснительные и т.д.);

д) доверенности;

е) договоры, контракты, соглашения.

5.1.5. Доставка и отправка документов в Комитете осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи, электросвязи, нарочным и посредством электронной почты.

Поступающие (входящие) документы проходят в службе делопроизводства следующие этапы:

а) первичная обработка;

б) регистрация;

в) предварительное рассмотрение;

г) передача руководству на рассмотрение;

д) передача исполнителям;

е) помещение в дело после исполнения.

5.1.6. Службой делопроизводства ведется учет поступающих, создаваемых и отправляемых документов. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются службой делопроизводства и представляются председателю в установленном им порядке.

5.1.7. В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота используются обязательные сведения о документах, установленные нормативными правовыми актами Волгоградской области и Комитета.

 

5.2. Первичная обработка поступающих (входящих) документов

 

5.2.1. Первичная обработка поступающих в Комитет документов осуществляется централизованно сотрудниками службы делопроизводства.

При первичной обработке документов проверяется правильность адресования и целостность упаковки.

Первичная обработка документов, поступивших по АСЭД, осуществляется в порядке, установленном нормативными правовыми актами Волгоградской области, регулирующими отношения в сфере межведомственного электронного (безбумажного) документооборота, и настоящей Инструкцией.

Ошибочно поступившие, поступившие без сопроводительного письма или приложений документы пересылаются по принадлежности или возвращаются обратно отправителю с сопроводительным письмом, в порядке и в сроки, установленные нормативными правовыми актами Российской Федерации, Волгоградской области и настоящей Инструкцией.

5.2.2. Документы проходят первичную обработку в день поступления, при поступлении в нерабочее время — на следующий рабочий день.

Документы, поступившие с отметками «Срочно», «Вручить немедленно», «Оперативно», незамедлительно проходят первичную обработку и докладываются председателю или в случае его отсутствия — заместителю председателя по профилю деятельности.

Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма.

Электронные сообщения, адресованные председателю или направленные в адрес Комитета, распечатываются и докладываются председателю или в случае его отсутствия — заместителю председателя по профилю деятельности.

Электронные сообщения, заверенные электронной подписью, подлежат обработке по правилам, предусмотренным для поступающей (входящей) документации.

Поступившая (входящая) документация, имеющая гриф ограничения доступа к документу, без вскрытия конверта передается председателю, остальная поступившая (входящая) документация вскрывается, проверяется на наличие вложенных документов и приложений, соответствие адресов.

При обнаружении отсутствия документов или приложений к ним — составляется акт в трех экземплярах (один акт остается в службе делопроизводства, второй приобщается к поступившему документу, третий направляется отправителю документа).

На оборотной стороне последнего листа поврежденного документа делается отметка «Документ получен в поврежденном виде».

5.2.3. В случаях, когда только по конверту можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля может подтвердить время отправления и получения документа, конверты не уничтожаются и прикладываются к документу. Остальные конверты уничтожаются в установленном порядке.

5.2.4. Поступившая (входящая) документация распределяется на регистрируемые и не подлежащие регистрации документы.

Не подлежат регистрации:

пригласительные, поздравительные письма и телеграммы;

билеты;

планы и программы семинаров, конференций, симпозиумов и других подобных мероприятий;

документы по бухгалтерскому учету, материально-техническому обеспечению, плановые и финансовые документы, поступающие без сопроводительного письма;

рекламные, коммерческие предложения, в т.ч. поступившие по электронной почте;

печатные издания;

унифицированные формы и бланки документов.

 

5.3. Регистрация поступающих (входящих) документов

 

5.3.1. Поступившие (входящие) документы регистрируются только после их первичной обработки и независимо от способа их доставки.

Документы, поступающие в Комитет, регистрируются сотрудником службы делопроизводства.

Незарегистрированные документы на рассмотрение и исполнение не передаются.

5.3.2. Документы, поступившие с отметками «Срочно», «Вручить немедленно», «Оперативно», регистрируются незамедлительно.

Остальные документы, поступившие в Комитет, проходят регистрацию до окончания дня поступления.

5.3.3. После проведения первичной обработки документа, поступившего на бумажном носителе, осуществляется регистрация в АСЭД путем создания регистрационно-контрольной карточки (далее именуется — РКК), в которую вносятся основные обязательные реквизиты документа, его сканирование и формируется маршрут прохождения документа в зависимости от вида и содержания документа.

Сведения о поступившем (входящем) документе на бумажном носителе вносятся в АСЭД во вновь созданную РКК. Регистрационный номер поступившего (входящего) документа и дата регистрации проставляются АСЭД автоматически.

5.3.4. На поступающих (входящих) документах на бумажном носителе, подлежащих регистрации, в нижнем правом углу первого листа документа проставляется отметка о поступлении документа с указанием даты и входящего регистрационного номера документа.

Структура регистрационного номера поступающего (входящего) документа состоит из индекса Комитета в АСЭД (18) и его порядкового номера. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой.

5.3.5. Регистрация всех поступивших (входящих) документов производится в пределах общего документопотока.

Документы, поступившие в Комитет по каналам факсимильной связи, обрабатываются и регистрируются в общем порядке.

 

5.4. Предварительное рассмотрение поступивших (входящих) документов

 

5.4.1. Предварительное рассмотрение осуществляется сотрудником службы делопроизводства в целях выделения из массива поступившей (входящей) документации документов, требующих обязательного рассмотрения председателем, и документов, не требующих такового.

5.4.2. Документы, поступившие в Комитет по вопросам, не требующим обязательного рассмотрения председателем, направляются в соответствии с распределением полномочий заместителям председателя или руководителям структурных подразделений Комитета.

5.4.3. Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресование документа соответствующему лицу.

Виды документов, не подлежащих обязательному рассмотрению председателем, а также полномочия иных сотрудников Комитета по рассмотрению поступающих (входящих) документов и виды таких документов устанавливаются приказом Комитета в соответствии с требованиями правовых актов Российской Федерации и Волгоградской области.

 

5.5. Передача поступающих (входящих) документов руководству на рассмотрение и передача исполнителям

 

5.5.1. Поступающие (входящие) документы передаются на рассмотрение руководству только после их регистрации и предварительного рассмотрения.

5.5.2. После рассмотрения руководством документы возвращаются сотруднику службы делопроизводства для оформления указаний по исполнению документов (далее именуются — резолюции).

Резолюция содержит:

указание по исполнению, содержащее краткое описание необходимого для исполнения действия;

указание на срок, в течение которого либо до истечения которого необходимо исполнить предписанное действие;

личную подпись автора резолюции;

дату проставления резолюции.

Указание на срок, в течение которого или до истечения которого необходимо исполнить предписанное действие, может не выражаться конкретной датой и содержать выражения: «в установленный законом срок» и т.п.

Резолюция пишется на свободном от реквизитов месте первого листа документа.

Резолюция председателя, заместителя председателя и (или) руководителя структурного подразделения Комитета пишется также и на бланке председателя, заместителя председателя и (или) руководителя структурного подразделения Комитета (для резолюций и поручений) соответственно.

В случае если резолюция адресована нескольким сотрудникам, то ответственным за исполнение документа в целом является сотрудник, указанный первым (верхним), либо сотрудник, в отношении которого сделана пометка о том, что он является ответственным.

Резолюции могут быть адресованы сотрудникам Комитета и (или) руководителям подведомственных Комитету организаций.

5.5.3. В соответствии с резолюцией подлинник документа до окончания рабочего дня передается исполнителю, соисполнителям передаются копии документа.

Передача подлинников документов осуществляется под роспись в журнале сектора делопроизводства и документооборота.

Документы с пометкой (резолюцией), свидетельствующей о необходимости их срочного (оперативного) рассмотрения, передаются исполнителю и соисполнителям в течение часа с момента возвращения документов после рассмотрения.

Изготовление копий документа для передачи соисполнителям осуществляется сотрудником службы делопроизводства.

 

5.6. Помещение в дело после исполнения

 

5.6.1. Помещение исполненного документа в дело осуществляется по правилам, установленным настоящей Инструкцией в соответствии с номенклатурой дел Комитета.

5.6.2. Помещение исполненного документа в дело осуществляется сотрудниками структурных подразделений, в которых согласно номенклатуре Комитета сформировано дело.

5.6.3. Помещение в дело неисполненного или не полностью исполненного документа не допускается.

 

5.7. Работа исполнителя с документами

 

5.7.1. Организация работы с документами осуществляется в соответствии с требованиями нормативных правовых актов Российской Федерации, Волгоградской области, настоящей Инструкцией, полномочиями сотрудников и резолюциями.

5.7.2. Исполнитель в процессе работы с документом осуществляет:

сбор и обработку необходимой информации, в том числе в форме служебного взаимодействия и внутренней служебной переписки;

подготовку и согласование проекта отправляемого (исходящего) документа (при необходимости) и всех необходимых приложений либо подготовку служебной записки;

доработку проекта отправляемого (исходящего) документа по замечаниям, полученным в ходе согласования, и повторное согласование (в случае поступления замечаний на подготовленный проект отправляемого (исходящего) документа);

определение места хранения отправляемого (исходящего) документа (его копии) — в случае, когда документ должен отложиться в номенклатурном деле структурного подразделения Комитета.

5.7.3. Ответственный исполнитель координирует работу соисполнителей, несет ответственность за своевременную и качественную подготовку проекта отправляемого (исходящего) документа и вправе созывать соисполнителей для выработки совместного решения.

В обязанности ответственного исполнителя входит анализ и обобщение поступившей от соисполнителей информации, подготовка проекта отправляемого (исходящего) документа и доклад руководству результатов исполнения резолюции.

В обязанности соисполнителей входит исполнение резолюции в пределах имеющихся служебных (должностных) полномочий (обязанностей) и предоставление информации и материалов, в том числе проектов документов, ответственному исполнителю в установленные им сроки.

5.7.4. Соисполнители несут ответственность за своевременную и качественную подготовку и предоставление информации и материалов, в том числе проектов документов, ответственному исполнителю.

5.7.5. В случае непредставления (несвоевременного представления) информации и материалов, в том числе проектов документов, соисполнителями ответственный исполнитель информирует об этом автора резолюции.

5.7.6. Ответственные исполнители и (или) соисполнители обязаны по требованию автора резолюции предоставлять исчерпывающие данные о ходе исполнения и подготовке необходимых материалов.

5.7.7. Исполнитель вправе:

делать пометки на документе (в случае если это не нанесет ущерб практической значимости документа и не исказит содержащихся в нем данных) о времени его поступления, о датах промежуточного исполнения (телефонных и письменных запросах), о дате и результате окончательного исполнения;

предлагать изменение состава исполнителей резолюции и (или) срока исполнения документа.

5.7.8. Изменение состава исполнителей резолюции и (или) срока исполнения возможно по единоличному решению автора резолюции или председателя, принятому в том числе и на основании служебной записки любого из исполнителей, поданной автору резолюции или председателю с обоснованием причин изменения и соблюдением требований, установленных настоящей Инструкцией.

В случае принятия решения об изменении состава исполнителей и (или) срока исполнения автор резолюции или исполнитель, подавший служебную записку, незамедлительно информирует об изменении резолюции руководителя службы делопроизводства для внесения соответствующей корректировки.

Сроки исполнения по документам, подлежащим срочному или оперативному рассмотрению, не продлеваются.

5.7.9. Перед уходом в отпуск, выездом в командировку, при увольнении или переходе на работу в другое структурное подразделение Комитета исполнитель обязан передать находящиеся у него на исполнении документы, сдать все числящиеся за ним печати, штампы, бланки другому сотруднику по указанию своего непосредственного руководителя.

Передача документов, подлежащих исполнению, осуществляется через сотрудника службы делопроизводства служебной запиской с приложением передаваемых документов.

Передача печатей, штампов, бланков осуществляется с составлением акта приема-передачи.

5.7.10. В случае передачи подлежащего исполнению документа и (или) приложений к нему лицам, не являющимся исполнителем(лями) в соответствии с резолюцией руководства, ответственный исполнитель и (или) соисполнитель, передавшие документ и (или) приложения к нему, несут ответственность за своевременное исполнение документа и его сохранность.

 

5.8. Организация работы с отправляемыми (исходящими) документами

 

5.8.1. До предоставления проекта отправляемого (исходящего) документа на подпись председателю или иному уполномоченному в установленном порядке на подписание лицу основной исполнитель проверяет правильность оформления отправляемого (исходящего) документа на соответствие требованиям настоящей Инструкции.

5.8.2. При подготовке отправляемого (исходящего) документа как ответа на поступивший (входящий) документ исполнитель прикладывает к подготовленному проекту входящий документ.

5.8.3. Проекты отправляемых (исходящих) документов с учетом соблюдения установленного в резолюции срока исполнения передаются ответственным исполнителем сотруднику службы делопроизводства для направления на подписание.

5.8.4. Сотрудник службы делопроизводства осуществляет передачу проекта отправляемого (исходящего) документа на подписание и определяет место хранения отправляемого (исходящего) документа (его копии) в соответствии с номенклатурой дел Комитета.

5.8.5. Подписанные отправляемые (исходящие) документы передаются сотруднику службы делопроизводства, который осуществляет проверку комплектности отправляемого (исходящего) документа.

В случае нарушения комплектности или соответствия количества, отправляемые (исходящие) документы без составления служебной записки незамедлительно возвращаются специалистом службы делопроизводства ответственному исполнителю или в случае отсутствия ответственного исполнителя его непосредственному руководителю для устранения нарушений.

5.8.6. Регистрация отправляемых (исходящих) документов осуществляется основным исполнителем после проведения проверки комплектности отправляемого (исходящего) документа. Регистрация исходящей корреспонденции осуществляется до окончания рабочего дня.

Отправляемые (исходящие) документы передаются на отправку в сектор делопроизводства и документооборота. Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день.

5.8.7. Сведения о регистрируемых отправляемых (исходящих) документах вносятся в регистрационно-контрольную карточку (далее именуется — РКК) АСЭД исполнителями.

5.8.8. Регистрационный номер и дата отправляемого (исходящего) документа проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на экземпляре, остающемся в деле Комитета.

Структура регистрационного номера отправляемого (исходящего) документа состоит из индекса Комитета в АСЭД (18), индекса дела по номенклатуре дел Комитета и его порядкового номера.

5.8.9. В случае если в Комитете остается копия отправляемого (исходящего) документа с приложениями, то она заверяется отметкой «Верно: должность, дата, подпись, расшифровка подписи сотрудника, наделенного данными полномочиями» и подшивается в дело в соответствии с номенклатурой дел Комитета.

Входящий документ передается на хранение в дело вместе с документом-ответом.

5.8.10. Отправка документов производится централизованно специалистом службы делопроизводства, который производит их сортировку по способу отправления (простая, заказная, международная и др.).

Служебные письма, телеграммы, открытки, бандероли и печатные издания отправляются почтой.

Факсограммы передаются основным исполнителем по каналам телефонной связи.

Электронные сообщения отправляются основным исполнителем с официального почтового электронного адреса Комитета.

Отправление писем, телеграмм, открыток, бандеролей, печатных изданий, факсограмм, электронных сообщений, не связанных со служебной деятельностью, запрещается.

5.8.11. Документы с пометкой, свидетельствующей о необходимости их срочного (оперативного) доставления, и документы, до окончания срока исполнения которых осталось пять или менее календарных дней, подлежат отправке в день их регистрации.

5.8.12. Документы, отправляемые средствами почтовой связи, проходят:

упаковку;

адресование;

проставление стоимости почтовых услуг;

составление реестра отправки;

передачу в почтовое отделение связи.

5.8.13. Документы, отправляемые средствами почтовой связи в один адрес, вкладываются в один конверт.

5.8.14. На отправляемые (исходящие) документы заказного характера, в адрес иностранных юридических или физических лиц, на документы с отметкой о конфиденциальности составляется реестр, который затем возвращается сотруднику службы делопроизводства с распиской работников почтового отделения связи, курьера или иного лица, обеспечивающего отправку документов.

5.8.15. Обработка исходящих документов для отправки средствами почтовой связи осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Минкомсвязи от 31 июля 2014 г. N 234 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи», для отправки телеграфной связью — в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 222.

1   2   3   4   5   6   7

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован.

*

code