Об утверждении Инструкции по делопроизводству в комитете сельского хозяйства Волгоградской области

КОМИТЕТ СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА
ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
ПРИКАЗ
от 24 февраля 2016 г. N 30
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В КОМИТЕТЕ СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

В соответствии с постановлением Губернатора Волгоградской области от 24 ноября 2014 г. N 172 «Об утверждении Положения о комитете сельского хозяйства Волгоградской области», постановлением Губернатора Волгоградской области от 17 апреля 2015 г. N 334 «Об автоматизированной системе обработки конфиденциальной информации Волгоградской области», постановлением Губернатора Волгоградской области от 13 июля 2015 г. N 624 «О подготовке нормативных правовых актов органов исполнительной власти Волгоградской области», постановлением Правительства Волгоградской области от 26 февраля 2013 г. N 78-п «Об утверждении Положения о межведомственном электронном (безбумажном) документообороте в органах исполнительной власти Волгоградской области», постановлением Правительства Волгоградской области от 23 апреля 2013 г. N 189-п «Об утверждении Правил делопроизводства в органах исполнительной власти Волгоградской области» приказываю:

  1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в комитете сельского хозяйства Волгоградской области, согласованную с экспертно-проверочной и методической комиссией комитета культуры Волгоградской области.
  2. Признать утратившими силу приказы министерства сельского хозяйства Волгоградской области:

от 12 апреля 2013 г. N 83 «Об утверждении инструкции по делопроизводству в министерстве сельского хозяйства Волгоградской области»;

от 21 июня 2013 г. N 142 «О внесении изменений в приказ министерства сельского хозяйства Волгоградской области от 12 апреля 2013 г. N 83 «Об утверждении инструкции по делопроизводству в министерстве сельского хозяйства Волгоградской области»;

от 07 августа 2014 г. N 190 «О внесении изменений в приказ министерства сельского хозяйства Волгоградской области от 12 апреля 2013 г. N 83 «Об утверждении инструкции по делопроизводству в министерстве сельского хозяйства Волгоградской области».

  1. Настоящий приказ вступает в силу со дня подписания и подлежит официальному опубликованию.

Председатель комитета В.В.ИВАНОВ

 

Утверждена приказом комитета сельского хозяйства Волгоградской области от 24.02.2016 N 30

ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ КОМИТЕТА СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

 

  1. Общие положения

 

1.1. Инструкция по делопроизводству комитета сельского хозяйства Волгоградской области (далее именуется — Инструкция) — совокупность правовых норм, регулирующих деятельность по созданию и организации работы с созданными официальными документами в комитете сельского хозяйства Волгоградской области.

Инструкция разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности комитета сельского хозяйства Волгоградской области (далее именуется — Комитет) и поступающих в Комитет документов, а также совершенствования и повышения эффективности делопроизводства Комитета.

1.2. Инструкция разработана в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации и Волгоградской области в сфере информации, документации и архивного дела, а также постановлением Губернатора Волгоградской области от 24 ноября 2014 г. N 172 «Об утверждении Положения о комитете сельского хозяйства Волгоградской области», постановлением Губернатора Волгоградской области от 17 апреля 2015 г. N 334 «Об автоматизированной системе обработки конфиденциальной информации Волгоградской области», постановлением Губернатора Волгоградской области от 13 июля 2015 г. N 624 «О подготовке нормативных правовых актов органов исполнительной власти Волгоградской области», постановлением Правительства Волгоградской области от 26 февраля 2013 г. N 78-п «Об утверждении Положения о межведомственном электронном (безбумажном) документообороте в органах исполнительной власти Волгоградской области», постановлением Правительства Волгоградской области от 23 апреля 2013 г. N 189-п «Об утверждении Правил делопроизводства в органах исполнительной власти Волгоградской области» и иными правовыми актами, регулирующими деятельность в сфере делопроизводства и документооборота.

1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий.

Особенности работы с документами, содержащими сведения конфиденциального характера (сведения о персональных данных гражданина; сведения, составляющие служебную тайну; сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией Российской Федерации и федеральными законами), регулируются нормативными правовыми актами Российской Федерации и Волгоградской области.

Порядок создания, хранения и (или) обмена электронными документами, содержащими конфиденциальную информацию, в том числе порядок регистрации и рассмотрения обращений граждан и организаций, направленных посредством заполнения интерактивной формы на портале государственных и муниципальных услуг Волгоградской области, регулируются Инструкцией с учетом особенностей, установленных нормативными правовыми актами Волгоградской области.

Прием и учет (регистрация) документов, содержащих государственную тайну, осуществляется сотрудником сектора защиты информации и мобилизационной работы Комитета, уполномоченного по защите государственной тайны в установленном законодательством порядке.

1.4. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

В отношении бухгалтерской, научно-технической и иной специальной документации требования Инструкции распространяются в части, не противоречащей нормативным правовым актам, устанавливающим специальные требования к работе с указанной документацией.

1.5. Делопроизводство Комитета, независимо от типа носителя документированной информации, ведется с использованием единой автоматизированной системы электронного документооборота (далее именуется — АСЭД), предназначенной, в том числе, для осуществления межведомственного документооборота органов исполнительной власти Волгоградской области.

1.6. Организацию, контроль, методическое руководство и совершенствование делопроизводства в Комитете осуществляет сектор делопроизводства и документооборота Комитета.

1.7. Задачи и функции государственных гражданских служащих (работников), отвечающих за организацию работы и ведение делопроизводства в структурных подразделениях Комитета, устанавливаются приказами Комитета.

Права и обязанности государственных гражданских служащих (работников), осуществляющих работу с документами в структурных подразделениях Комитета, устанавливаются должностными регламентами (должностными инструкциями).

1.8. Сведения, содержащиеся в документах, могут быть использованы только в служебных целях в соответствии с полномочиями сотрудника, работающего с документами.

Работа со служебными документами вне помещений Комитета не допускается.

При утрате документов проводится служебная проверка.

1.9. При уходе в отпуск, переводе (перемещении) по службе, работе или в случае увольнения, сотрудник обязан передать все находящиеся у него документы иному сотруднику, определенному в соответствии с указанием непосредственного руководителя увольняемого, уходящего в отпуск или переводящегося (перемещаемого) по службе, работе сотрудника.

1.10. Инструкция обязательна для соблюдения всеми сотрудниками Комитета.

Сотрудники Комитета несут дисциплинарную и иную установленную законодательством ответственность за несоблюдение требований Инструкции.

Вновь принятые на службу (работу) сотрудники в течение трех рабочих дней со дня издания приказа о назначении на должность должны быть ознакомлены службой делопроизводства с Инструкцией под роспись.

 

  1. Порядок разработки, утверждения, внесения изменений в Инструкцию по делопроизводству

 

2.1. Инструкция и изменения к ней разрабатываются службой делопроизводства в соответствии с действующими правовыми актами Российской Федерации, Волгоградской области и Комитета, регулирующими деятельность по созданию и организации работы с созданными официальными документами в органах исполнительной власти.

2.2. Проект Инструкции или проект ее изменений в установленном порядке направляется на рассмотрение постоянно действующей экспертной комиссии по проведению экспертизы ценности документов и дел комитета сельского хозяйства (далее именуется — ЭК) и на согласование экспертно-проверочной и методической комиссии комитета культуры Волгоградской области (далее именуется — ЭПМК).

Правовыми актами Российской Федерации или Волгоградской области могут быть установлены дополнительные требования о согласовании Инструкции или проекта ее изменений с органами исполнительной власти Волгоградской области или федеральными органами государственной власти или их структурными подразделениями.

Указанные согласования осуществляются до направления Инструкции или проекта ее изменений на согласование ЭПМК, с приложением документов (копий документов), подтверждающих согласование Инструкции или проекта ее изменений с органами исполнительной власти Волгоградской области или федеральными органами государственной власти Российской Федерации.

2.3. Решение о согласовании Инструкции оформляется проставлением штампа о согласовании в нижней части лицевой стороны последнего листа текста Инструкции.

2.4. После согласования ЭПМК Инструкция утверждается приказом Комитета и доводится до сведения сотрудников Комитета.

 

  1. Основные понятия

 

В Инструкции используются следующие основные понятия:

автор документа (проекта документа) — физическое или юридическое лицо, создавшее документ (проект документа);

бланк документа — набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

вид документа — принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;

дело — совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности Комитета;

делопроизводство — деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в Комитете;

документ — материальный носитель с зафиксированной на нем в установленной форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения;

документирование — фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

документооборот — движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

заверенная копия — копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

запрос информации — обращение пользователя информацией в устной или письменной форме, а также в виде электронного документа в Комитет и другие органы исполнительной власти Волгоградской области, иные государственные органы, органы местного самоуправления либо к их должностным лицам, а также к иным юридическим и физическим лицам (индивидуальным предпринимателям) о предоставлении необходимой пользователю информации;

копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, формируемых в Комитете, с указанием сроков их хранения;

обращение гражданина — направленное в Комитет или его должностному лицу письменное (в том числе в электронной форме) предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в Комитет;

объем документооборота — количество документов, поступивших в Комитет и созданных им за определенный период времени;

опись дел — архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания;

оформление документа — проставление необходимых реквизитов, установленных правилами делопроизводства;

подлинник документа — первый или единственный экземпляр документа;

регистрация документа — присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

реквизит документа — обязательный элемент оформления документа;

руководство — председатель комитета сельского хозяйства Волгоградской области (далее именуется — председатель), заместитель председателя, руководители структурных подразделений Комитета — уполномоченные рассматривать документы и давать указания по их исполнению;

служба делопроизводства — сектор делопроизводства и документооборота комитета, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях комитета, в установленном порядке уполномоченные осуществлять организацию, контроль, методическое руководство и совершенствование делопроизводства в Комитете;

переписка — различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией;

письмо — документ информационно-справочного характера, направляемый (полученный) Комитетом в установленном порядке;

система электронного документооборота — информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;

сканирование документа — получение электронного образа документа;

телеграмма — документ информационно-справочного характера, направляемый (полученный) средствами телеграфной сети общего пользования;

телефонограмма — документ информационного характера, передаваемый и получаемый средствами телефонной связи;

унифицированная форма документа — совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;

факсограмма (факс) — копия документа, получаемая на бумажном носителе (письменного, графического, изобразительного) и переданная по каналам факсимильной связи;

формирование дела — группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;

шаблон бланка (унифицированной формы документа) — бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;

экспертиза ценности документов — изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

электронная цифровая подпись — реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;

электронное письмо (электронное сообщение) — документ информационно-справочного характера, передаваемый и получаемый по электронной почте. Электронное письмо имеет статус документа, если оно заверено электронной цифровой подписью;

электронный документ — документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;

электронный документооборот — документооборот с применением информационной системы;

электронный образ документа — электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;

юридическая сила документа — свойство документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

 

  1. Создание документов

 

4.1. Состав документов Комитета

 

4.1.1. В деятельности Комитета создаются:

а) проекты законов Волгоградской области, правовых актов Губернатора и Администрации Волгоградской области;

б) нормативные и ненормативные правовые акты Комитета, в том числе приказы Комитета по основной (профильной) деятельности, личному составу;

в) протоколы заседаний, совещаний (совещательных, координационных, экспертных органов, рабочих групп и т.д.);

г) планы, отчеты, программы, заключения;

д) акты;

е) записки (аналитические, служебные, пояснительные);

ж) письма;

з) телеграммы, факсограммы, телефонограммы;

и) доверенности;

к) договоры, контракты, соглашения.

В зависимости от конкретных задач управления в деятельности Комитета создаются и другие виды документов (прогнозы, программы, и др.).

4.1.2. Коллегиально обсуждаемые вопросы и принимаемые по ним решения фиксируются:

а) в протоколах коллегии Комитета;

б) в протоколах совещаний председателя;

в) в протоколах заседаний и совещаний совещательных органов и рабочих групп Комитета.

4.1.3. Взаимные обязательства Комитета с его контрагентами и их регулирование оформляются в виде договоров, контрактов, соглашений, протоколов намерений (согласований) и других документов.

4.1.4. В установленных законодательством случаях в Комитете могут издаваться документы совместно с другими органами исполнительной власти Волгоградской области.

Такие акты оформляются как единый документ (приказ, соглашение, протокол и др.).

 

4.2. Реквизиты документов

 

4.2.1. Для документов, создаваемых в Комитете, кроме перечисленных в пункте 4.2.2 устанавливаются размеры полей:

2,75 см — левое;

2,25 см — правое;

2,00 см — верхнее;

2,00 см — нижнее.

4.2.2. Проекты законодательных актов Волгоградской области, правовых актов Губернатора Волгоградской области и (или) Администрации Волгоградской области подготавливаются в соответствии с требованиями к оформлению, установленными правовыми актами Волгоградской области, Волгоградской областной Думы и (или) аппарата Губернатора Волгоградской области.

4.2.3. Документы, создаваемые в Комитете, имеют состав реквизитов, определенный правовыми актами Волгоградской области, регулирующими правила делопроизводства в органах исполнительной власти Волгоградской области.

Дополнительно при подготовке документов и в процессе работы с ними могут использоваться дополнительные реквизиты, например, отметки: «Срочно», «Оперативно», «Подлежит возврату», «Контроль» и др.

Указанные дополнительные реквизиты размещаются в свободном поле лицевой стороны первого листа документа.

4.2.4. Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.

Правила оформления реквизитов документов приведены в приложении 1.

 

4.3. Бланки документов

 

4.3.1. Документы, создаваемые в Комитете, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм), А6 (105 x 148 мм) и (или) в виде электронных документов и имеют установленный состав реквизитов.

4.3.2. Образцы разработанных и применяемых в Комитете бланков подлежат включению в инструкцию по делопроизводству Комитета в качестве приложений.

4.3.3. В Комитете применяются следующие бланки с воспроизведением герба Волгоградской области, имеющие установленный состав реквизитов:

а) бланк приказа Комитета;

б) бланк протокола Комитета;

в) бланк письма Комитета с угловым расположением реквизитов;

г) бланк письма Комитета с продольным расположением реквизитов;

д) бланк председателя (для резолюций и поручений);

е) бланк заместителя председателя (для резолюций и поручений).

4.3.4. Бланки Комитета с воспроизведением герба Волгоградской области разрабатываются в соответствии с требованиями Закона Волгоградской области от 18 сентября 2000 г. N 436-ОД «О гербе и флаге Волгоградской области» и изготавливаются типографским способом.

4.3.5. На бланках приказа и письма Комитета с угловым и продольным расположением реквизитов, справа в нижней части бланка на его оборотной стороне проставляются порядковые номера для организации их учета.

На бланках председателя (для резолюций и поручений), а также на бланках заместителя председателя (для резолюций и поручений) порядковые номера не проставляются.

Бланки без изображения герба Волгоградской области могут быть изготовлены средствами оргтехники.

4.3.6. Для бланков Комитета с воспроизведением герба Волгоградской области устанавливается, что:

размеры полей бланков формата А4, А5: левое — 27,5 мм, правое — 22,5 мм, верхнее — 3 мм;

размеры полей бланка А6: верхнее — 3 мм, слева, справа — 10 мм, снизу — 15 мм.

4.3.7. Бланк приказа Комитета содержит реквизиты:

а) Герб Волгоградской области;

б) наименование Комитета;

в) наименование вида документа;

г) дата документа;

д) регистрационный номер документа;

е) место составления (издания) документа.

Образец бланка приказа Комитета приведен в приложении 2.

4.3.8. Бланк протокола Комитета содержит реквизиты:

а) Герб Волгоградской области;

б) наименование Комитета;

в) наименование вида документа;

г) дата документа;

д) регистрационный номер документа;

е) место составления (издания) документа.

Образец оформления полного протокола Комитета и образец оформления краткого протокола приведены в приложении 4 и приложении 5.

4.3.9. Бланк письма Комитета с угловым расположением реквизитов содержит реквизиты:

а) Герб Волгоградской области;

б) наименование Комитета;

в) справочные данные о Комитете;

г) дата документа;

д) регистрационный номер документа;

е) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта.

Образец бланка письма Комитета с угловым расположением реквизитов приведен в приложении 6.

4.3.10. Бланк письма Комитета с продольным расположением реквизитов содержит реквизиты:

а) Герб Волгоградской области;

б) наименование Комитета;

в) справочные данные о Комитете;

г) дата документа;

д) регистрационный номер документа;

е) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта.

Образец бланка письма Комитета с продольным расположением реквизитов приведен в приложении 7.

4.3.11. Бланк председателя (для резолюций и поручений) выполняется на листе формата А6 и содержит реквизиты:

а) Герб Волгоградской области;

б) наименование Комитета;

в) дата документа;

г) регистрационный номер документа;

д) подпись должностного лица.

Образец бланка председателя (для резолюций и поручений) приведен в приложении 8.

Правила оформления и состав реквизитов бланка заместителя председателя (для резолюций и поручений) аналогичны правилам оформления и составу реквизитов бланка председателя (для резолюций и поручений).

4.3.12. Организация работы по изготовлению типографским способом бланков Комитета с изображением герба Волгоградской области (далее именуются — гербовые бланки) возлагается на службу делопроизводства.

4.3.13. При получении из типографии бланки приказа Комитета и бланки писем Комитета подлежат учету по видам в журнале учета поступления гербовых бланков.

Форма журнала приведена в приложении 9.

4.3.14. Учет, хранение, выдачу гербовых бланков осуществляет сотрудник службы делопроизводства.

4.3.15. До выдачи сотрудникам гербовые бланки хранятся в металлическом шкафу в службе делопроизводства.

4.3.16. Гербовые бланки выдаются по видам под роспись согласно журналу учета выдачи гербовых бланков. Форма журнала приведена в приложении 10.

4.3.17. Сотрудником службы делопроизводства вместе с гербовыми бланками выдается бланк отчета об их использовании, который впоследствии при израсходовании всех полученных экземпляров гербовых бланков подлежит заполнению и возврату вместе с испорченными бланками (при их наличии) в службу делопроизводства.

Последующая выдача гербовых бланков осуществляется только после предоставления отчета об использовании ранее выданных.

В случае утраты гербового бланка об этом делается запись в отчете об использовании гербовых бланков.

Форма отчета об использовании гербовых бланков приведена в приложении 11.

4.3.18. Передача гербовых бланков сотрудниками Комитета третьим лицам не допускается.

4.3.19. Сотрудники Комитета несут персональную ответственность за порчу и (или) утрату гербовых бланков.

4.3.20. Уничтожение испорченных гербовых бланков производится после списания израсходованных гербовых бланков как материальных ценностей путем резания бланков техническими средствами уничтожения бумаги.

По факту уничтожения комиссией Комитета составляется акт, утверждаемый председателем. Форма акта приведена в приложении 12.

Состав и порядок деятельности указанной в настоящем пункте комиссии устанавливается приказом Комитета.

 

4.4. Проекты законов Волгоградской области

 

4.4.1. Комитет разрабатывает проекты законов Волгоградской области (далее — законопроекты) по относящимся к своей компетенции вопросам во исполнение актов законодательства Российской Федерации, Волгоградской области, планов законопроектной деятельности Администрации Волгоградской области, соответствующих поручений Губернатора Волгоградской области, а также в инициативном порядке.

4.4.2. Процедура подготовки и внесения проекта закона в Волгоградскую областную Думу определена Уставом (Основным законом) Волгоградской области от 24 февраля 2012 г. N 1-ОД, Законом Волгоградской области от 09 декабря 2014 г. N 169-ОД «О нормативных правовых актах Волгоградской области» и постановлением Волгоградской областной Думы от 18 ноября 2015 г. N 23/1453 «О Регламенте Волгоградской областной Думы».

4.4.3. Проекты законов Волгоградской области, пояснительную записку и финансово-экономическое обоснование к законопроекту готовят специалисты Комитета на основании поручений председателя, своего непосредственного руководителя либо в инициативном порядке, в соответствии с профилем деятельности структурного подразделения и своими должностными обязанностями.

4.4.4. Необходимым условием внесения законопроекта в Волгоградскую областную Думу в порядке законодательной инициативы является представление:

проекта постановления Волгоградской областной Думы (к законопроекту);

текста законопроекта и иного нормативного правового акта;

пояснительной записки;

финансово-экономического обоснования законопроекта;

перечня нормативных правовых актов, требующих внесения изменений в связи с принятием предлагаемого законопроекта, в том числе их отмены полностью или частично.

Правила оформления законопроекта приведены в приложении 13.

1   2   3   4   5   6   7

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован.

*

code