УЧЕТ ПРИОБРЕТЕНИЯ И ВЫДАЧИ БЛАНКОВ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК (БУХГАЛТЕРСКИЙ, НАЛОГОВЫЙ). ХРАНЕНИЕ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК

При заключении трудового договора гражданин должен предъявить работодателю свои документы, в том числе свою трудовую книжку. Если же работодатель нанимает на работу работников впервые, то он обязан выдать им трудовые книжки, причем новые работники должны возместить их стоимость. В настоящей статье рассмотрим, как нужно вести бухгалтерский учет бланков трудовых книжек, какие налоги необходимо начислить при выдаче трудовой книжки работнику, а также какая ответственность предусмотрена за нарушение правил ведения, хранения, учета и выдачи трудовых книжек.

 

Согласно ст. ст. 65, 66, 84.1 Трудового кодекса Российской Федерации (далее — ТК РФ) работодатель при заключении трудового договора с работником, устраивающимся на работу впервые, обязан оформить ему трудовую книжку, хранить в течение всего срока действия трудового договора, а также вносить необходимые записи, связанные с трудовой деятельностью работника, а при прекращении трудового договора — выдать ее работнику. Кроме того, в случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку (ч. 5 ст. 65 ТК РФ).

В соответствии с п. 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225 «О трудовых книжках» (далее — Правила N 225), работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.

Пунктом 46 Правил N 225 и п. 4 Приказа Минфина России от 22 декабря 2003 г. N 117н «О трудовых книжках» работодатель приобретает бланки трудовой книжки и вкладыша в нее за плату на основании договора с уполномоченным лицом.

В соответствии с п. 2 Порядка обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, утвержденного Приказом Минфина России от 22 декабря 2003 г. N 117н «О трудовых книжках», изготовление бланков трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку осуществляется Объединением государственных предприятий и организаций по производству государственных знаков — Объединением «ГОЗНАК» Министерства финансов Российской Федерации. Таким образом, купить трудовые книжки либо вкладыши к трудовым книжкам можно либо у Объединения «ГОЗНАК», либо у его законных распространителей. Например, в Москве обязанности распространителя выполняют ЗАО «Разносбыт», ООО «СпецБланк», ООО «Имидж».

При выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение. Такое требование установлено п. 47 Правил N 225.

Рассмотрим порядок отражения операций по приобретению трудовых книжек и выдаче их работнику в бухгалтерском и налоговом учете.

Бухгалтерский учет

Работодатель приобретает бланки трудовых книжек и вкладышей в связи с необходимостью иметь их в наличии в соответствии с трудовым законодательством. Соответственно, затраты на приобретение являются обоснованными затратами работодателя.

Исходя из ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 6 мая 1999 г. N 33н «Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99″, и ПБУ 9/99, утвержденного Приказом Минфина России от 6 мая 1999 г. N 32н «Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету «Доходы организации» ПБУ 9/99″ расходы работодателя по приобретению бланков трудовой книжки и вкладыша в нее относятся на прочие расходы, а плата, взимаемая работодателем с работника при выдаче ему трудовой книжки и вкладыша в нее, — на прочие доходы. Кроме того, согласно Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной Приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. N 94н «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению», данные о движении бланков трудовой книжки и вкладыша в нее учитываются на счете 006 «Бланки строгой отчетности». Данные разъяснения приведены в Письме Минфина России от 29 января 2008 г. N 07-05-06/18 «Рекомендации аудиторским организациям, индивидуальным аудиторам, аудиторам по проведению аудита годовой бухгалтерской отчетности организаций за 2007 год».

Рассмотрим конкретный пример.

 

Пример. Организация в сентябре приобрела 20 бланков трудовых книжек по 236 руб. (в том числе НДС — 36 руб.) за одну книжку. Общая стоимость бланков — 4720 руб. (в том числе НДС — 720 руб.). Бланки трудовых книжек были оплачены в сентябре.

В ноябре организация приняла на работу специалиста, устраивающегося на работу впервые, поэтому отдел кадров завел для него новую трудовую книжку, а стоимость бланка по заявлению работника удержана из его заработной платы.

В бухгалтерском учете организации данные хозяйственные операции будут отражены следующим образом:

Сентябрь:

Дебет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» Кредит 51 «Расчетные счета»

— 4720 руб. — оплачены бланки трудовых книжек;

Дебет 91-2 «Прочие расходы» Кредит 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

— 4000 руб. — стоимость трудовых книжек (без НДС) учтена в составе прочих расходов (4720 — 720 НДС);

Дебет 006 «Бланки строгой отчетности»

— 4720 руб. — учтены за балансом трудовые книжки как бланки строгой отчетности;

Дебет 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» Кредит 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

— 720 руб. — Учтен НДС по приобретенным бланкам трудовых книжек;

Дебет 68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет 1 «НДС», Кредит 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»

— 720 руб. — принят к вычету НДС по трудовым книжкам.

Ноябрь:

Дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» Кредит 91-1 «Прочие доходы»

— 236 руб. — отражена задолженность работника за бланк трудовой книжки;

Кредит 006 «Бланки строгой отчетности»

— 236 руб. — выдана трудовая книжка;

Дебет 91-2 «Прочие расходы» Кредит 68-1 «НДС»

— 36 руб. — начислен НДС со стоимости бланка трудовой книжки;

Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кредит 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»

— 236 руб. — удержана из заработной платы стоимость трудовой книжки по заявлению работника.

 

При этом в учетной политике организации нужно закрепить положение о том, что расходы организации на приобретение новой трудовой книжки работник возмещает при ее получении на руки, а в заявлении на удержание из заработной платы стоимости трудовой книжки необходимо сослаться на гл. 50 Гражданского кодекса Российской Федерации.

Налог на прибыль

Поскольку расходы на приобретение бланков трудовых книжек являются экономически оправданными и произведены для осуществления деятельности, направленной на получения дохода, то они учитываются в составе расходов при исчислении налога на прибыль (п. 1 ст. 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — НК РФ)).

В налоговом учете затраты на выданные работникам после заполнения бланки трудовых книжек включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). Данные затраты учитываются в составе косвенных расходов, в полном объеме уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль текущего отчетного (налогового) периода на дату использования их в хозяйственных целях (п. п. 1 и 2 ст. 318 НК РФ).

Доходы, возникающие при выдаче трудовых книжек и вкладышей к ним, учитываются при определении налоговой базы по налогу на прибыль как внереализационные (ст. 250 НК РФ). В налоговом учете в состав внереализационных доходов сумма компенсации расходов на приобретение бланков трудовых книжек, полученная от работников, включается на дату поступления денежных средств в кассу (на расчетный счет) налогоплательщика (ст. 250, пп. 2 п. 4 ст. 271 НК РФ).

Налог на добавленную стоимость

Согласно пп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ объектом налогообложения по НДС признается реализация товаров, работ, услуг.

Под реализацией понимается передача на возмездной основе права собственности на товары (п. 1 ст. 39 НК РФ).

По мнению Минфина России, выраженному в Письмах от 26 сентября 2007 г. N 07-05-06/242, от 13 июня 2007 г. N 03-07-11/159, выдача работникам трудовых книжек и вкладышей к ним является реализацией товаров и объектом налогообложения по НДС, поскольку право собственности на заполненную трудовую книжку переходит к работнику.

Таким образом, при оформлении трудовой книжки новому работнику у работодателя возникает налоговая база по НДС. Если он является плательщиком НДС, то обязан оформить соответствующий счет-фактуру. При этом сумма НДС, которая была ранее предъявлена продавцом бланков, может быть принята работодателем к вычету в общеустановленном порядке (пп. 1 п. 2 ст. 171 и п. 1 ст. 172 НК РФ).

Ответственность за нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек

Правила ведения и хранения трудовых книжек предусматривают ответственность за нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек. Согласно п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.

Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

За нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную ст. 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (далее — КоАП РФ).

Статья 5.27 КоАП РФ предусматривает наказание в виде административного штрафа:

— на должностных лиц — в размере от 1000 до 5000 руб.;

— на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от 1000 до 5000 руб. или административного приостановления деятельности на срок до девяноста суток;

— на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб. или административного приостановления деятельности на срок до девяноста суток (Постановление ФАС Московского округа от 26 октября 2006 г. по делу N КА-А40/10220-06).

Нарушение законодательства о труде и об охране труда должностным лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, влечет дисквалификацию на срок от одного года до трех лет (п. 2 ст. 5.27 КоАП РФ).

 

ХРАНЕНИЕ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК

 

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Этот персональный документ отражает факты последовательной трудовой биографии человека, его квалификационный и служебный рост, отношение к труду, причины увольнения. В настоящей статье рассмотрим порядок хранения трудовых книжек.

 

Согласно ч. 4 ст. 66 Трудового кодекса Российской Федерации (далее — ТК РФ) в трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не включаются, кроме случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение. По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству (трудового договора).

Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

В настоящее время действуют Постановление Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225 «О трудовых книжках», которым утверждены форма трудовой книжки, а также Правила ведения и хранения трудовых книжек (далее — Правила ведения и хранения трудовых книжек), и Постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

Работодатель обязан (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной (ч. 3 ст. 66 ТК РФ).

Трудовая книжка должна быть предъявлена работником при заключении трудового договора. В отдельных случаях, предусмотренных трудовым законодательством, трудовые отношения могут возникнуть и без предъявления трудовой книжки, причем отсутствие трудовой книжки не может служить основанием для отказа в заключении трудового договора. В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку (ч. 5 ст. 65 ТК РФ).

Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

В соответствии с п. 9 Правил ведения и хранения трудовых книжек в трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения о работнике:

1) фамилия, имя, отчество;

2) дата рождения (число, месяц, год);

3) образование;

4) профессия, специальность.

В соответствии с п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек для учета трудовых книжек, а также бланков трудовых книжек и вкладыша в нее у работодателей ведутся:

— приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

— книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Формы указанных книг утверждены Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» и приведены в Приложениях 2 и 3 к этому Постановлению.

Обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее ведется бухгалтерией организации. В нее вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.

Рассмотрим на примере порядок заполнения приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.

 

Пример. 23 июля 2014 г. ОАО «Мираф» приобрело у ЗАО «Омсбыт» 5 трудовых книжек. Предположим, что цена за один бланк — 170 руб. Продажа бланков трудовых книжек была оформлена накладной от 23 июля 2014 г. N 123456. Приобретенные бланки имеют серию АК, а номера — с 0056725 по 0056729.

30 июля 2014 г. ОАО «Мираф» приняло на работу оператора Петрова Ф.Ф., который устроился на работу впервые (приказ от 30 июля 2014 г. N 18-к). На основании заявки от 30 июля 2014 г. N 8 кадровому работнику Снегиревой Н.П. была выдана трудовая книжка серии АК за N 0056725. Общая стоимость приобретенных трудовых книжек составила 850 руб.

В данном примере приходно-расходная книга должна быть заполнена следующим образом:

 

N Дата От кого получено или кому отпущено Основание (наименование документа, N и дата) Приход Расход
число месяц год Количество Сумма (руб.) Количество Сумма (руб.)
трудовых книжек (серия и номер) вкладышей (серия и номер) трудовых книжек (серия и номер) вкладышей (серия и номер)
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
1 23 07 2014 ЗАО «Омсбыт» Накладная от 20 июля 2014 г. N 123456 5 шт. (серия АК, номера с 0056725 по 0056729) 850
2 30 07 2014 Специалист отдела кадров Снегирева Н.П. Заявка от 30 июля 2014 г. N 8 1 шт. (серия АК, номер 0056725) 170

 

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведется кадровой службой или другим подразделением организации. В ней оформляются прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.

Порядок заполнения книги учета движения трудовых книжек рассмотрим на конкретном примере.

 

Пример. Воспользуемся условиями предыдущего примера.

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей специалистом отдела кадров Снегиревой Н.П. были сделаны следующие записи (см. ниже).

 

N п/п Дата приема на работу, заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее Фамилия, имя и отчество владельца трудовой книжки Серия и номер трудовой книжки или вкладыша в нее Должность, профессия, специальность работника, который сдал трудовую книжку или на которого заполнена трудовая книжка или вкладыш в нее Наименование места работы (с указанием структурного подразделения), куда принят работник Дата и N приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого произведен прием работника Расписка ответственного лица, принявшего или заполнившего трудовую книжку Получено за заполненные трудовые книжки или вкладыши в них (руб.) Дата выдачи на руки трудовой книжки при увольнении (прекращении трудового договора) Расписка работника в получении трудовой книжки
число месяц год
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
1 30 07 2014 Петров Федор Федорович АК 0056725 Оператор ОАО «Мираф» Приказ от 30 июля 2014 г. N 18-к Снегирева Н.П. 170

 

Отсутствие указанных книг или их неправильное оформление является серьезным нарушением, за которое предусмотрена административная ответственность.

Статьей 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (далее — КоАП РФ) за нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек предусмотрено наказание в виде административного штрафа:

— на должностных лиц — в размере от 1000 до 5000 руб.;

— на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от 1000 до 5000 руб. или административного приостановления деятельности на срок до девяноста суток;

— на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб. или административного приостановления деятельности на срок до девяноста суток (Постановление ФАС Московского округа от 26 октября 2006 г. по делу N КА-А40/10220-06).

Нарушение законодательства о труде и об охране труда должностным лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, влечет дисквалификацию на срок от одного года до трех лет (п. 2 ст. 5.27 КоАП РФ).

Согласно п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.

Лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано по окончании каждого месяца представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации.

Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.

Отметим, что законодательство не содержит запрета на выдачу работнику по его просьбе подлинника трудовой книжки в период действия трудового договора. Тем не менее следует учитывать, что ответственность за ее утерю будет все равно нести специально уполномоченное должностное лицо организации. Такие разъяснения приведены в Письме Роструда от 18 марта 2008 г. N 656-6-0.

В соответствии с п. 43 Правил ведения и хранения трудовых книжек трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя в соответствии с требованиями к их хранению, установленными законодательством Российской Федерации об архивном деле.

Отметим, что согласно пп. «б» п. 4 ст. 22 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» документы по личному составу (в частности, трудовую книжку) следует хранить в течение 75 лет.

В соответствии с п. 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек, при выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение.

Не взимается плата с работника в следующих случаях (п. п. 34 и 48 Правил ведения и хранения трудовых книжек):

— если произошло чрезвычайное происшествие, в результате которого трудовые книжки работников были повреждены (в этом случае новые трудовые книжки сотрудникам выдаются за счет организации);

— в случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника (в этом случае стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем).

Статьи по теме:

ВНЕСЕНИЕ ЗАПИСЕЙ В ТРУДОВУЮ КНИЖКУ О ВРЕМЕНИ СЛУЖБЫ И ОБУЧЕНИЯ

ВНЕСЕНИЕ ИСПРАВЛЕНИЙ В ТРУДОВУЮ КНИЖКУ

ВОССТАНОВЛЕНИЕ УТЕРЯННОЙ РАБОТНИКОМ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ

ВЫДАЧА ВКЛАДЫША В ТРУДОВУЮ КНИЖКУ

ВЫДАЧА ДУБЛИКАТА ТРУДОВОЙ КНИЖКИ

ВЫДАЧА НОВОЙ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ

ВЫДАЧА ТРУДОВОЙ КНИЖКИ НА РУКИ РАБОТНИКУ ПО ЕГО ПРОСЬБЕ. КТО НЕСЕТ ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

ВЫДАЧА ТРУДОВЫХ КНИЖЕК ПРИ УВОЛЬНЕНИИ

ДОКУМЕНТООБОРОТ ПО ТРУДОВЫМ КНИЖКАМ

ЗАКОНОДАТЕЛЬНОЕ И НОРМАТИВНОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ ОПЕРАЦИЙ С ТРУДОВЫМИ КНИЖКАМИ

ЗАПИСИ В ТРУДОВОЙ КНИЖКЕ. ЗАПОЛНЕНИЕ СВЕДЕНИЙ

ВЕДЕНИЕ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК ИНДИВИДУАЛЬНЫМИ ПРЕДПРИНИМАТЕЛЯМИ

ЗАПОЛНЕНИЕ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК ПО СОВМЕСТИТЕЛЯМ, В ТОМ ЧИСЛЕ ПРИ ПЕРЕВОДЕ С ВНЕШНЕГО СОВМЕСТИТЕЛЬСТВА НА ОСНОВНОЕ МЕСТО

ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА ВЕДЕНИЕ И ВЫДАЧУ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК

ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА ЗАДЕРЖКУ ВЫДАЧИ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК

РЕГИСТРАЦИЯ ТРУДОВОГО ДОГОВОРА, ЗАКЛЮЧАЕМОГО ФИЗИЧЕСКИМ ЛИЦОМ — РАБОТОДАТЕЛЕМ

СВЕДЕНИЯ В ТРУДОВОЙ КНИЖКЕ О НАГРАЖДЕНИЯХ

УЧЕТ ПРИОБРЕТЕНИЯ И ВЫДАЧИ БЛАНКОВ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК (БУХГАЛТЕРСКИЙ, НАЛОГОВЫЙ). ХРАНЕНИЕ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован.

*

code