ВЫДАЧА ТРУДОВЫХ КНИЖЕК ПРИ УВОЛЬНЕНИИ

В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику. Если выдать трудовую книжку на руки работнику невозможно, то ее можно отправить по почте либо выдать одному из родственников работника или его доверенному лицу.

В настоящей статье рассмотрим основные случаи и порядок выдачи трудовых книжек при увольнении.

 

Выдача трудовой книжки на руки увольняемому работнику

Согласно ст. 84.1 Трудового кодекса Российской Федерации (далее — ТК РФ) днем прекращения трудового договора является последний день работы работника, за исключением случаев, когда работник фактически не работал, но за ним, в соответствии с ТК РФ или иным федеральным законом, сохранялось место работы (должность).

Как уже было отмечено в статье, в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку. Прежде чем выдать работнику на руки трудовую книжку, ее необходимо предварительно подготовить к выдаче. Предварительная подготовка включает в себя заверение ранее внесенных в трудовую книжку (в период ее ведения у данного работодателя) записей на предмет правильности и полноты сведений, а также внесение в нее записи об увольнении.

При увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя (п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225 (далее — Правила N 225)).

Кроме того, заверяет указанные записи своей подписью и сам работник — при условии, что в день увольнения он находится на своем рабочем месте. Факт получения работником трудовой книжки удостоверяется его подписью в личной карточке (форма N Т-2, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты») и книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Следует отметить, что формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению, поскольку п. 4 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» установлено, что первичные учетные документы составляются по формам, утвержденным руководителем экономического субъекта.

Таким образом, организации вправе использовать как самостоятельно разработанные формы первичных учетных документов, так и унифицированные формы, утвержденные Госкомстатом России. На это указано в Информации Минфина России N ПЗ-10/2012 «О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Записи об увольнении должны соответствовать общим требованиям к правилам ведения трудовых книжек.

Запись в трудовую книжку об основании и о причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи ТК РФ или иного федерального закона (ч. 5 ст. 84.1 ТК РФ).

При прекращении трудового договора по предусмотренным в ст. 77 ТК РФ основаниям в трудовую книжку вносится запись со ссылкой на соответствующий пункт данной статьи. Например: «Уволен по собственному желанию, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

При прекращении трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в трудовую книжку вносится запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт ст. 83 ТК РФ.

Например: «Уволен в связи с неизбранием на должность, пункт 3 части 1 статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации» или «Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, пункт 6 части 1 статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации».

Порядок внесения записей в трудовую книжку при прекращении трудового договора указан в п. п. 5.1, 5.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69. Запись об увольнении производится в следующем порядке:

— в графе 1 ставится порядковый номер записи;

— в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора);

— в графе 3 делается запись о причине увольнения (прекращения трудового договора);

— в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, — приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.

 

Пример. Предположим, что 23 июля 2014 г. является последним днем работы Рублева А.В., уволенного из ООО «Закат» по причине сокращения штата работников.

В трудовую книжку Рублева А.В. необходимо внести следующие записи:

— в графе 1 раздела «Сведения о работе» ставится порядковый номер записи;

— в графе 2 указывается дата увольнения (23.07.2014);

— в графе 3 делается запись: «Уволен в связи с сокращением штата работников организации, пункт 2 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации»;

— в графе 4 указывается: «Приказ от 23 июля 2014 г. N 15-к».

 

N записи Дата Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
число месяц год
1 2 3 4
Общество с ограниченной
ответственностью «Закат»
5 20 01 2004 Принят в отдел продаж на Приказ от 20.01.2004 N 4-п
должность старшего менеджера
6 23 07 2014 Уволен из-за сокращения штата Приказ от 23.07.2014
работников организации, пункт 2 N 15-к
части 1 статьи 81 Трудового кодекса
Российской Федерации

 

 

Все записи, внесенные в трудовую книжку, следует заверить подписью работодателя (сотрудника кадровой службы), печатью организации (отдела кадров) и подписью работника.

 

При задержке выдачи работнику трудовой книжки по вине работодателя, внесении в трудовую книжку неправильной или не соответствующей федеральному закону формулировки причины увольнения работника работодатель обязан возместить работнику не полученный им за все время задержки заработок. Днем увольнения (прекращения трудового договора) в этом случае считается день фактической выдачи работнику трудовой книжки (ст. 165 ТК РФ).

О новом дне увольнения работника (прекращения трудового договора) работодателем издается приказ (распоряжение). На основании этого приказа (распоряжения) в трудовую книжку вносится запись об увольнении работника. Ранее внесенная в трудовую книжку запись об увольнении признается недействительной (п. 35 Правил N 225).

Отметим, что за несвоевременную выдачу трудовой книжки уволенному работнику организация может быть оштрафована на сумму от 30 000 руб. до 50 000 руб. либо ее деятельность может быть приостановлена на 90 суток (ст. 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях).

При этом следует учитывать, что в соответствии с ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ работодатель не несет ответственности за задержку выдачи трудовой книжки в случаях несовпадения последнего дня работы с днем оформления прекращения трудовых отношений при увольнении работника по основанию, предусмотренному пп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 или п. 4 ч. 1 ст. 83 ТК РФ, а также при увольнении женщины, срок действия трудового договора с которой был продлен до окончания беременности в соответствии с ч. 2 ст. 261 ТК РФ. По письменному обращению работника, не получившего трудовую книжку после увольнения, работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника.

Пересылка трудовой книжки почтой

В соответствии с п. 36 Правил N 225 если в день увольнения работника (прекращения трудового договора) выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, то работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Пересылка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия.

Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи работнику трудовой книжки.

Выдача трудовой книжки в случае смерти увольняемого работника

Согласно п. 37 Правил N 225 в случае смерти работника трудовая книжка после внесения в нее соответствующей записи о прекращении трудового договора выдается на руки одному из его родственников под расписку или высылается по почте по письменному заявлению одного из родственников.

При получении трудовой книжки умершего работника родственник должен документально подтвердить наличие у него родственных связей с данным работником. Документами, подтверждающими эти факты, являются паспорт родственника, свидетельство о браке (для супругов), свидетельство о рождении (для братьев или сестер) и другие документы.

Выдача трудовой книжки на руки доверенному лицу увольняемого работника

Трудовая книжка может быть выдана доверенному лицу работника в случае, если оно надлежащим образом уполномочено работником, то есть у него есть соответствующая доверенность на получение трудовой книжки.

Отметим, что под доверенностью следует понимать письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами (ст. 185 Гражданского кодекса Российской Федерации).

К числу таких действий гражданское законодательство Российской Федерации причисляет и получение документов. Доверенность на получение трудовой книжки должна быть нотариально заверена.

В доверенности на получение трудовой книжки указываются:

— сведения о поручителе и доверенном лице (их фамилии, имена и отчества, паспортные данные, адреса мест жительства, иные сведения, необходимые для удостоверения личности поручителя и доверенного лица);

— вид действий, на совершение которых распространяются полномочия, — получение трудовой книжки в кадровом органе соответствующей организации;

— образец подписи доверителя;

— подпись поручителя;

— срок действия документа.

После получения трудовой книжки работника доверенное лицо обязано написать расписку о ее получении (в произвольной форме).

И в заключение статьи отметим, что трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя в соответствии с требованиями к их хранению, установленными законодательством Российской Федерации об архивном деле. Согласно п. 664 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. N 558, невостребованные трудовые книжки должны храниться у работодателя 75 лет.

Статьи по теме:

ВНЕСЕНИЕ ЗАПИСЕЙ В ТРУДОВУЮ КНИЖКУ О ВРЕМЕНИ СЛУЖБЫ И ОБУЧЕНИЯ

ВНЕСЕНИЕ ИСПРАВЛЕНИЙ В ТРУДОВУЮ КНИЖКУ

ВОССТАНОВЛЕНИЕ УТЕРЯННОЙ РАБОТНИКОМ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ

ВЫДАЧА ВКЛАДЫША В ТРУДОВУЮ КНИЖКУ

ВЫДАЧА ДУБЛИКАТА ТРУДОВОЙ КНИЖКИ

ВЫДАЧА НОВОЙ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ

ВЫДАЧА ТРУДОВОЙ КНИЖКИ НА РУКИ РАБОТНИКУ ПО ЕГО ПРОСЬБЕ. КТО НЕСЕТ ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

ВЫДАЧА ТРУДОВЫХ КНИЖЕК ПРИ УВОЛЬНЕНИИ

ДОКУМЕНТООБОРОТ ПО ТРУДОВЫМ КНИЖКАМ

ЗАКОНОДАТЕЛЬНОЕ И НОРМАТИВНОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ ОПЕРАЦИЙ С ТРУДОВЫМИ КНИЖКАМИ

ЗАПИСИ В ТРУДОВОЙ КНИЖКЕ. ЗАПОЛНЕНИЕ СВЕДЕНИЙ

ВЕДЕНИЕ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК ИНДИВИДУАЛЬНЫМИ ПРЕДПРИНИМАТЕЛЯМИ

ЗАПОЛНЕНИЕ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК ПО СОВМЕСТИТЕЛЯМ, В ТОМ ЧИСЛЕ ПРИ ПЕРЕВОДЕ С ВНЕШНЕГО СОВМЕСТИТЕЛЬСТВА НА ОСНОВНОЕ МЕСТО

ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА ВЕДЕНИЕ И ВЫДАЧУ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК

ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА ЗАДЕРЖКУ ВЫДАЧИ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК

РЕГИСТРАЦИЯ ТРУДОВОГО ДОГОВОРА, ЗАКЛЮЧАЕМОГО ФИЗИЧЕСКИМ ЛИЦОМ — РАБОТОДАТЕЛЕМ

СВЕДЕНИЯ В ТРУДОВОЙ КНИЖКЕ О НАГРАЖДЕНИЯХ

УЧЕТ ПРИОБРЕТЕНИЯ И ВЫДАЧИ БЛАНКОВ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК (БУХГАЛТЕРСКИЙ, НАЛОГОВЫЙ). ХРАНЕНИЕ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован.

*

code