ВЫДАЧА ДУБЛИКАТА ТРУДОВОЙ КНИЖКИ

Дубликат — второй или следующий экземпляр документа, имеющий ту же юридическую силу, что и подлинник. Обычно дубликат выдается при утере оригинала документа тем же учреждением, где был создан оригинал. В настоящей статье рассмотрим порядок и случаи выдачи дубликата трудовой книжки.

 

Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225 «О трудовых книжках» (далее — Правила N 225), и Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (далее — Инструкция N 69), предусматривают основные ситуации, влекущие за собой необходимость в выдаче дубликата трудовой книжки.

Согласно указанным документам работнику необходимо выдать дубликат трудовой книжки в следующих случаях:

1) при утрате трудовой книжки (п. 31 Правил N 225);

2) в случае непригодности трудовой книжки к дальнейшему использованию по назначению (трудовая книжка пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т.п.)) (п. 33 Правил N 225);

3) при выявлении в трудовой книжке признанной недействительной записи об увольнении работника или его переводе на другую работу (п. 33 Правил N 225);

4) при внесении соответствующих записей в трудовую книжку лицам, освобожденным от работы (должности) в связи с незаконным осуждением либо отстраненным от должности в связи с незаконным привлечением к уголовной ответственности, установленными соответственно оправдательным приговором либо постановлением (определением) о прекращении уголовного дела за отсутствием события преступления, за отсутствием в деянии состава преступления или за недоказанностью их участия в совершении преступления (п. 22 Правил N 225).

Прежде всего отметим, что выданный дубликат трудовой книжки может в точности соответствовать оригиналу трудовой книжки, если в содержании последнего не выявлено неверных (неточных) записей и в распоряжении работодателя (работника) имеются все документированные сведения, необходимые для восстановления ранее совершенных записей.

Выдача дубликата в связи с утратой трудовой книжки

Если работник утратил трудовую книжку, то согласно п. 31 Правил N 225 он обязан немедленно заявить (в письменной форме) об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления.

В соответствии с п. 32 Правил N 225 при оформлении дубликата трудовой книжки в него вносятся:

а) сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления в данную организацию, подтвержденном соответствующими документами;

б) сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

Сведения о работе в раздел трудовой книжки вносятся лишь на основании выданных в установленном порядке документов, подтверждающих стаж работы. Такими документами могут быть трудовые договоры, справки, выдаваемые работодателями, выписки из приказов, лицевые счета, ведомости на выдачу заработной платы и др. Если организация-работодатель была ликвидирована, то соответствующие справки можно запросить в муниципальном архиве. Работодатель по последнему месту работы обязан оказать содействие работнику в их получении.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения организации, периодов работы и должностей работника. После этого общий и/или непрерывный трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы (п. 7.2 Инструкции N 69).

Если работодатель утратил трудовую книжку работника, то он обязан выдать ему дубликат трудовой книжки, поскольку именно он несет ответственность за принятые на хранение трудовые книжки.

При массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологических и техногенных катастроф, стихийных бедствий, массовых беспорядков и других чрезвычайных обстоятельств) трудовой стаж работников устанавливается комиссией по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации.

По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника. Работодатель на основании акта комиссии выдает работнику дубликат трудовой книжки (п. 34 Правил N 225).

Следует отметить, что в настоящее время понятие «непрерывный трудовой стаж» практически не используется, поэтому в дубликате можно указывать только общий стаж работы.

Запись в дубликат трудовой книжки производится в следующем порядке:

— после указанного общего и/или непрерывного стажа в графе 1 ставится порядковый номер;

— в графе 2 указывается дата приема на работу;

— в графе 3 — наименование организации (работодателя), где работал работник, структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник;

— в графе 4 указываются наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате.

Запись об увольнении делается так же, путем указания порядкового номера в графе 1, даты увольнения в графе 2 и его причины (основания) в графе 3, если эти причины указаны в представленном работником документе.

 

Обратите внимание! Наименование организации, в которой трудился работник, записывается в графе 3 трудовой книжки напротив даты приема на работу, указанной в графе 2, а не до этой записи, как принято при оформлении подлинника трудовой книжки.

Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения.

 

В соответствии с п. 32 Правил N 225 в дубликате трудовой книжки необходимо сделать запись о награждениях (поощрениях), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

После того как дубликат оформлен, работодатель (работник кадровой службы) должен снять копии с документов, на основании которых вносились записи, заверить их надлежащим образом и оригиналы вернуть владельцу трудовой книжки. Такие требования установлены п. 7.2 Инструкции N 69.

Выдача дубликата в связи с непригодностью трудовой книжки

Дубликат оформляется по заявлению работника и в том случае, если трудовая книжка (вкладыш) пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и так далее) (п. 33 Правил N 225).

Как и в рассмотренном выше случае, общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого именно работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом данный работник.

Титульный лист дубликата трудовой книжки оформляется по общим правилам, в соответствии с документами, удостоверяющими личность гражданина, и документами, подтверждающими его образование. В правом верхнем углу первой страницы дубликата ставится штамп или делается надпись «Дубликат» (п. 1.2 Инструкции N 69).

На первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишется: «Взамен выдан дубликат» с указанием его серии и номера.

Выдача дубликата в связи с выявлением в трудовой книжке записи, признанной недействительной

При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной, работнику по его письменному заявлению выдается по последнему месту работы дубликат трудовой книжки, в который переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной (п. 33 Правил N 225, п. 1.2 Инструкции N 69).

Письменное заявление работника о выдаче дубликата трудовой книжки пишется в произвольной форме и может выглядеть так:

 

                                                  Руководителю организации

                                                 ООО «Гром» Алексееву А.А.

                                           от Гуртовой Антонины Григорьевны

 

                                                         Заявление

 

В связи с признанием недействительной ранее совершенной в моей трудовой

книжке записи об увольнении (переводе на другую постоянную работу) от

10 февраля 2008 г. N 5 прошу выдать мне дубликат трудовой книжки без

внесения в него записи, признанной недействительной.

Документы,   подтверждающие   недействительность   указанной   записи,

прилагаю.

 

   Бухгалтер       Гуртова А.Г.                                            Подпись                 Дата

 

Основанием для выдачи дубликата трудовой книжки является решение работодателя, которое может быть выражено в форме резолюции на письменном заявлении работника. Последующую выдачу работнику надлежащим образом оформленного дубликата трудовой книжки, как правило, обеспечивает кадровый работник организации с соответствующими полномочиями.

Выдача дубликата в связи с неверно внесенной записью

Также дубликат трудовой книжки выдается в случае неверно внесенной записи на титульном листе трудовой книжки. Аннулирование испорченного бланка и оформление нового осуществляются, если при первичном оформлении книжки кадровый работник по неосторожности внес туда неверную запись.

Например, если в дате рождения работника вместо «10.10.1975» написано «10.10.1976» либо неверно написаны фамилия, имя или отчество, например вместо «Даниил» — «Данил», «Геннадьевна» — «Геннадиевна» и т.п.

В этом случае следует списать испорченный бланк и заполнить новый. Испорченные бланки трудовой книжки и вкладышей в нее необходимо уничтожить с составлением об этом акта.

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них делается отметка о выдаче дубликата. Форма данной книги утверждена Постановлением Минтруда России N 69.

Рассмотрим порядок заполнения дубликата трудовой книжки.

 

з3

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Сведения о работе ТК N 8604301

 

N записи Дата Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
число месяц год
1 2 3 4
Общий стаж до поступления в
общество с ограниченной
ответственностью «Гром» — 3 года 5
месяцев 12 дней
Общество с ограниченной
ответственностью ООО «Елена»
(ООО «Елена»)
1 03 04 2009 Принята на должность бухгалтера Приказ от 03.04.2009
N 14-к
2 10 01 2011 Переведена на должность главного Приказ от 10.01.2011 N 1-н
бухгалтера
3 11 07 2014 Трудовой договор расторгнут по Приказ от 11.07.2014
инициативе работника, пункт 3 N 24-н
части 1 статьи 77 Трудового кодекса
Российской Федерации
Общество с ограниченной
ответственностью «Гром»
(ООО «Гром»)
4 14 07 2014 Принята на должность бухгалтера Приказ от 14.07.2014
N 11-к

 

Хотелось бы обратить внимание читателей, что изначально трудовые книжки создавались для подтверждения трудового стажа работников. При этом по ранее действовавшим нормам законодательства стаж подразделялся на общий и непрерывный. В настоящее время подсчет стажа осуществляется на основании представленных в Пенсионный фонд сведений персонифицированного учета. Соответственно, при утрате трудовой книжки выдавать ее дубликат нет необходимости. В этом случае можно завести новую трудовую книжку, а для подтверждения сведений о предыдущем стаже следует оказать работнику содействие в сборе справок с предыдущих мест работы. Впоследствии данные справки (копии приказов) вместе с новой трудовой книжкой работник представит в Пенсионный фонд, если возникнет необходимость в уточнении каких-либо данных.

Однако если трудовые книжки были утрачены по вине работодателя, то он обязан выдать работникам дубликаты трудовых книжек, так как именно работодатель несет ответственность за принятые на хранение трудовые книжки. Дубликат необходимо выдать и при наличии соответствующего письменного заявления работника в случаях, указанных в п. п. 22, 31 и 33 Правил N 225.

Статьи по теме:

ВНЕСЕНИЕ ЗАПИСЕЙ В ТРУДОВУЮ КНИЖКУ О ВРЕМЕНИ СЛУЖБЫ И ОБУЧЕНИЯ

ВНЕСЕНИЕ ИСПРАВЛЕНИЙ В ТРУДОВУЮ КНИЖКУ

ВОССТАНОВЛЕНИЕ УТЕРЯННОЙ РАБОТНИКОМ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ

ВЫДАЧА ВКЛАДЫША В ТРУДОВУЮ КНИЖКУ

ВЫДАЧА ДУБЛИКАТА ТРУДОВОЙ КНИЖКИ

ВЫДАЧА НОВОЙ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ

ВЫДАЧА ТРУДОВОЙ КНИЖКИ НА РУКИ РАБОТНИКУ ПО ЕГО ПРОСЬБЕ. КТО НЕСЕТ ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

ВЫДАЧА ТРУДОВЫХ КНИЖЕК ПРИ УВОЛЬНЕНИИ

ДОКУМЕНТООБОРОТ ПО ТРУДОВЫМ КНИЖКАМ

ЗАКОНОДАТЕЛЬНОЕ И НОРМАТИВНОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ ОПЕРАЦИЙ С ТРУДОВЫМИ КНИЖКАМИ

ЗАПИСИ В ТРУДОВОЙ КНИЖКЕ. ЗАПОЛНЕНИЕ СВЕДЕНИЙ

ВЕДЕНИЕ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК ИНДИВИДУАЛЬНЫМИ ПРЕДПРИНИМАТЕЛЯМИ

ЗАПОЛНЕНИЕ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК ПО СОВМЕСТИТЕЛЯМ, В ТОМ ЧИСЛЕ ПРИ ПЕРЕВОДЕ С ВНЕШНЕГО СОВМЕСТИТЕЛЬСТВА НА ОСНОВНОЕ МЕСТО

ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА ВЕДЕНИЕ И ВЫДАЧУ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК

ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА ЗАДЕРЖКУ ВЫДАЧИ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК

РЕГИСТРАЦИЯ ТРУДОВОГО ДОГОВОРА, ЗАКЛЮЧАЕМОГО ФИЗИЧЕСКИМ ЛИЦОМ — РАБОТОДАТЕЛЕМ

СВЕДЕНИЯ В ТРУДОВОЙ КНИЖКЕ О НАГРАЖДЕНИЯХ

УЧЕТ ПРИОБРЕТЕНИЯ И ВЫДАЧИ БЛАНКОВ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК (БУХГАЛТЕРСКИЙ, НАЛОГОВЫЙ). ХРАНЕНИЕ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован.

*

code